Gérer les flux de travail avec le Kanban

Dans EGroupware EPL, vous pouvez contrôler les processus de manière simple et intelligente grâce à la nouvelle application Kanban. La méthode Kanban est adaptée aux processus de vente, à l’organisation de projets, au développement de logiciels ou à la gestion d’autres services.

Le cœur du Kanban est la visualisation et la limitation des tâches à accomplir simultanément. Dès que des capacités se libèrent, un employé « prend » une tâche dans le pool et la fait passer en « travaux en cours ».

Exemple pratique du processus de vente

Dans la vidéo, vous pouvez voir un tableau Kanban et les flux de travail en utilisant l’exemple d’un processus de vente pour l’acquisition de nouveaux clients.

Bien entendu, vous devez adapter le processus, les carnets d’adresses ou les types d’Infolog et le statut à vos processus. Dès que le conseil est créé et que vous avez discuté des processus avec les équipes de vente correspondantes, le processus peut commencer.

Il est logique de planifier directement les examens et les processus d’amélioration dans l’équipe de vente. Adaptez ensuite votre tableau en fonction des réactions de l’équipe de vente.

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Définir le conseil du kanban

Dans un premier temps, vous définissez un nom pour votre tableau Kanban, les applications à utiliser et les groupes qui ont accès au tableau. Par défaut, 3 colonnes sont créées : « Nouveau (Pool) », « En cours » et « Terminé ». Vous pouvez renommer, supprimer, changer les couleurs ou ajouter de nouvelles colonnes à tout moment.

En outre, des « pistes de nage » peuvent être créées, soit pour catégoriser le processus, soit pour visualiser les différentes responsabilités. Un plan de baignade se voit également attribuer un titre et, si nécessaire, une couleur et des droits d’accès. Les droits d’accès contrôlent ici qui est autorisé à déplacer des entrées dans ce couloir de nage.

La règle générale est la suivante : le tableau doit être aussi simple et clair que possible, avec une utilisation efficace.

Contrôle des processus au sein du conseil du Kanban

Les processus peuvent être contrôlés à différents niveaux :

  • « Nouvelles entrées – Listes (Écoutez) »: Vous définissez ici comment les nouvelles entrées sont automatiquement ajoutées à la première colonne (par exemple, Nouvelle ou Pool). Dans le processus de vente, par exemple, vous définissez un carnet d’adresses spécifique « Ventes-Arrivées ». En matière de développement de logiciels ou de gestion des plaintes, le domaine, la catégorie ou la version du produit.
  • « Action sur le changement de colonne – change le ticket »: Vous pouvez définir sur chaque colonne si une action doit être exécutée lorsque l’entrée est déplacée dans cette colonne. Par exemple, « ajouter l’utilisateur responsable qui saisit la tâche » ou « changer le statut du ticket en « test » » lorsque l’entrée est déplacée dans cette colonne. En outre, on peut également fixer des responsabilités fixes pour l’étape du processus ou des responsabilités du plan de nage correspondant. Si on le souhaite, on peut aussi faire retirer automatiquement du tableau les tâches accomplies.
  • « Changement de billet – changement dans le tableau »: En outre, vous pouvez également définir dans la zone « Listes (écoute) » comment les entrées existantes du tableau sont automatiquement décalées entre les colonnes. Concrètement : Un développeur établit un ticket « Work in Progress » du tableau Kanban au statut « testing » avec un commentaire sur ce qui doit être testé. Le billet est automatiquement placé dans la colonne « test » du tableau. Cela permet d’économiser du temps et des efforts supplémentaires si le billet est quand même traité.

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Principes et pratiques de base du kanban

Principes de base du kanban :

  • Commencez par ce que vous faites en ce moment – introduction simple
  • Évoluer par petites étapes/évolution
  • Examiner les processus, les rôles et les responsabilités actuels
  • Encourager les dirigeants à faire preuve de leadership à tous les niveaux de l’organisation

Pratiques de base du kanban :

  • Visualisation des tâches et des processus (workflow)
  • Limiter les « travaux en cours » (WIP) et les tâches concurrentes
  • Mesure et contrôle des processus
  • Définir toutes les règles et la terminologie dans le processus
  • Boucles de rétroaction et examens réguliers
  • Processus d’amélioration continue dans l’équipe et le déroulement des processus

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