Arbeitsabläufe mit Kanban verwalten

In EGroupware EPL können Sie mit der neuen Kanban-Anwendung Prozesse einfach und intelligent steuern. Die Kanban-Methode eignet sich für Vertriebsprozesse, Projektorganisation, Softwareentwicklung oder das Management anderer Dienstleistungen.

Der Kern von Kanban ist die Visualisierung und Begrenzung der gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben. Sobald Kapazitäten frei werden, „pickt“ sich ein Mitarbeiter eine Aufgabe aus dem Pool und zieht sie auf „Work in Progress“.

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Praxisbeispiel für den Verkaufsprozess

Im Video sehen Sie eine Kanban-Tafel und die Workflows am Beispiel eines Vertriebsprozesses zur Neukundengewinnung.

Natürlich müssen Sie den Ablauf, die Adressbücher bzw. Infolog-Typen und den Status an Ihre Prozesse anpassen. Sobald das Board erstellt ist und Sie die Prozesse mit den entsprechenden Vertriebsteams besprochen haben, kann der Prozess beginnen.

Es macht Sinn, Reviews und Verbesserungsprozesse direkt im Vertriebsteam zu planen. Passen Sie dann Ihr Board entsprechend dem Feedback des Vertriebsteams an.

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Kanban-Tafel definieren

Im ersten Schritt definieren Sie einen Namen für Ihre Kanban-Tafel, die zu verwendenden Anwendungen und welche Gruppen Zugriff auf die Tafel haben. Standardmäßig werden 3 Spalten angelegt: „Neu (Pool)“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Sie können jederzeit Spalten umbenennen, löschen, Farben ändern oder neue Spalten hinzufügen.

Zusätzlich können sogenannte Swimlanes erstellt werden, entweder um den Prozess zu kategorisieren oder um verschiedene Verantwortlichkeiten zu visualisieren. Einer Swimlane wird außerdem ein Titel und ggf. eine Farbe sowie Zugriffsrechte zugewiesen. Die Zugriffsrechte steuern hier, wer berechtigt ist, Einträge in dieser Swimlane zu verschieben.

Generell gilt: Halten Sie das Board so einfach und übersichtlich wie möglich, mit effektivem Einsatz.

Kanban-Favoriten

  • Zugelassene Anwendungen
  • Berechtigungen
  • Board-Beschreibung
  • Boards als Favoriten

Kanban gestalten

  • Freie Gestaltung von Spalten und Schwimmbahnen: Anzahl, Farben,
    Bezeichnungen/Namen.
  • Verfügbare EGroupware-Anwendungen und Zugriffsberechtigungen
    können eingestellt werden.
  • Zugriffsrechte für Schwimmbahnen separat einstellbar.
  • Karten werden per DnD zwischen den Spalten (und Schwimmbahnen)
    verschoben.
  • Spalten und Schwimmbahnen können durch einen Klick auf die
    Bezeichnung eingeklappt werden.

Spalten und Schwimmbahnen sortieren

  • Möglich per DnD in der Board-Bearbeitung.
  • Der Anfasser ist vorne angeordnet.

Elemente per DnD in ein Kanban-Board