Arbeitsabläufe mit Kanban steuern

In EGroupware EPL können Sie Prozesse einfach und smart mit der neuen Kanban-Anwendung steuern. Die Kanban-Methode eignet sich für Vertriebsabläufe, Projektorganisation, Softwareentwicklung oder die Verwaltungen sonstiger Dienstleistungen.

Kernpunkt von Kanban ist Visualisierung und Begrenzung der gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben. Sobald Kapazitäten frei werden, „nimmt“ sich ein Mitarbeiter eine Aufgabe aus dem Pool und zieht sie auf „Work in Progress“.

Praxis-Beispiel Vertriebsprozess

Im Video sehen Sie ein Kanban-Board und die Workflows am Beispiel eines Vertriebsprozesses zur Neukundengewinnung.

Natürlich müssen Sie den Prozess, die Adressbücher oder Infolog-Typen und den Status an Ihre Prozesse anpassen. Sobald das Board angelegt ist und Sie die Prozesse mit den zugehörigen Vertriebsteams durchgesprochen haben, kann der Prozess starten.

Sinnvollerweise planen Sie direkt Reviews und Verbesserungsprozesse im Vertriebsteam ein. Passen Sie Ihr Board dann entsprechend an das Feedback des Vertriebsteams an.

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Kanban Board definieren

Im Ersten Schritt legen Sie einen Namen für Ihr Kanban Board fest, sowie die zu verwendenden Anwendungen und welche Gruppen Zugriff auf das Board haben. Standardmäßig werden 3 Spalten „Neu (Pool)“, „In Arbeit (in Progress)“ und „Erledigt (Done)“ erstellt. Sie können die Spalten jederzeit umbenennen, löschen, Farben ändern oder neue Spalten hinzufügen.

Zusätzlich können sogenannte Swimlanes angelegt werden, entweder um den Prozess zu kategorisieren oder unterschiedliche Zuständigkeiten zu visualisieren. Auch einer Swimlane wird ein Titel zugeordnet und ggf. eine Farbe und Zugriffsrechte. Die Zugriffsrechte hierbei steuern, wer berechtigt ist Einträge in dieser Swimlane zu bewegen.

Generell gilt: Halten Sie das Board so einfach und übersichtlich wie möglich, bei effektivem Nutzen.

Prozess-Steuerung im Kanban-Board

Prozesse können auf unterschiedlichen Ebenen gesteuert werden:

  • „Neue Einträge – Listen (Horchen)“: Hier legen Sie fest, wie neue Einträge automatisch in die erste Spalte (z.B. Neu oder Pool) hinzugefügt werden. Im Vertriebsprozess definieren Sie zum Beispiel ein bestimmtes Adressbuch „Sales-Incoming“. In der Softwareentwicklung oder dem Beschwerdemanagement das Fachgebiet, die Kategorie oder Version des Produktes.
  • „Aktion bei Spaltenwechsel – verändert das Ticket“: Sie können auf jeder Spalte festlegen, ob beim Verschieben des Eintrags in diese Spalte eine Aktion ausgeführt werden soll. Zum Beispiel „füge den Benutzer als Verantwortlich ein, der sich die Aufgabe greift“ oder „ändere den Status des Tickets auf „testing““, wenn der Eintrag in diese Spalte verschoben wird. Zusätzlich kann man auch für den Prozessschritt feste Zuständigkeiten setzen oder Zuständigkeiten aus der entsprechenden Swimlane. Wenn gewünscht, kann man auch erledigte Aufgaben automatisch aus dem Board entfernen lassen.
  • Veränderung eines Tickets – Verschiebung im Board„: Weiterhin können Sie auch im Bereich „Listen (Horchen)“ festlegen, wie sich bestehende Einträge des Boards automatisch zwischen den Spalten verschieben. Konkret: Ein Entwickler setzt ein „Work in Progress“ Ticket aus dem Kanban-Board auf Status „testing“ mit Kommentar, was zu testen ist. Das Ticket wird im Board automatisch in die Spalte „testing“ verschoben. Das spart Zeit und Extra-Aufwand, wenn das Ticket sowieso gerade bearbeitet wird.

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Kanban Grundprinzipien & Kernpraktiken

Kanban Grundprinzipien:

  • Beginne mit dem, was du gerade tust – einfache Einführung
  • Weiterentwicklung durch kleine/evolutionäre Schritte
  • Berücksichtige aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Ermutige dazu, Führung auf jeder Ebene der Organisation zu zeigen

Kanban Kernpraktiken:

  • Visualisierung der Aufgaben und Abläufe (Workflow)
  • Begrenzung angefangener Arbeit und gleichzeitiger Aufgaben (Work in Progress – WIP)
  • Messung und Prozesssteuerung
  • Festlegung aller Regeln und Begrifflichkeiten im Prozess
  • Regelmäßige Feedbackschleifen und Reviews
  • Kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Team und Prozessablauf

Kundenstimmen

Olaf W. Reimann
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen, Berlin

EGroupware ist mittlerweile ein unverzichtbares Medium in unserer Fraktionsarbeit. Vor allem die vielfältigen Möglichkeiten mobiler Nutzung, der unter EGroupware gespeicherten Daten, erlaubt einen schnelleren Informationsfluss und gewährleistet somit…
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Martin Reinhardt
Abteilungsleiter Kommunale Immobilien Jena

Für EGroupware haben wir uns entschieden, weil die Lösung zum Entscheidungszeitpunkt den ausgereiftesten Eindruck unter den Open Source Lösungen gemacht hat. Wir nutzen die Module Kalender, Infolog, Adressbuch…
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Gründer von pixelegg Informatik & Design GmbH

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