Dokumente strukturiert und standortübergreifend bearbeiten

Der EGroupware Dateimanager hilft Ihnen, Ihre Dateien im Unternehmen zu strukturieren und externe Partner mit einzubeziehen. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist der Dateimanager ein Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Dokumente zentral verwalten: Der File-Server

Eine Arbeitsgruppe verwendet für jedes Projekt zumeist Dutzende, oft sogar hunderte Dokumente – von Textdokumenten über Tabellen, Präsentationen, Bildern und PDF-Dateien bis hin zu Videos und branchenspezifischen Dokumentformaten.

Immer Zugriff auf die aktuellen Dateien

EGroupware verwaltet all diese Dokumente transparent über den integrierten File-Manager. Jedes Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe hat so stets Zugriff auf die aktuellen Daten. Damit entfällt der zeitaufwändige Datenversand per Mail und Fehlerquellen bei der Datenorganisation (Dubletten, Arbeiten mit veralteten Dateien) lassen sich minimieren.

Jederzeit Zugriff auf Ihre Ordner und Dateien

Mit intelligenten Features erleichtert Ihnen EGroupware Tag für Tag die tägliche Arbeit: Greifen Sie jederzeit auf Ordner und Dateien in Ihrem Netzwerk zu; vergeben Sie Rechte für den Zugriff auf öffentliche und private Ordner; schaffen Sie Ordnung mit Ihrer individuellen Favoritenliste; verschieben Sie Dateien einfach per Drag-and-Drop oder nutzen Sie das clevere File-Manager-Upload-Widget.

Zugriff für Mobile Endgeräte

Der EGroupware Dateimanager erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Partnern. Versenden Sie große Dateien oder den Zugriff auf einen Ordner über einen Sharing Link, somit  erhalten Sie ein Datenaustauschverzeichnis, in dem Externe auch Dateien wieder hochladen können.

Benachrichtigungen bei Datei-Änderungen

Das EGroupware Message-System informiert Sie auf Wunsch über jede Änderung an Dateien und Ordnern. Sobald Dokumente geändert, gelöscht, bearbeitet oder hinzugefügt werden, erhalten Sie und Ihre Teammitglieder automatisch eine Benachrichtigung per Pop-Up-Fenster oder E-Mail.

Externe Mitarbeiter, Kunden und Dienstleister binden Sie in den Workflow ein, indem diese automatisch eine E-Mail Nachricht mit dem Hinweis auf eine Dateiänderung und die entsprechende Datei auch gleich als Anhang erhalten.

Versionierung und Lösch-Schutz

Auf Wunsch archiviert der EGroupware Dateimanager alte Dateiversionen automatisch im Hintergrund, so dass versehentliches Überschreiben oder Löschen einer Datei seinen Schrecken verliert. Kehren Sie einfach jederzeit zu einer Vorversion zurück. Diese zusätzliche Sicherheit verhindert nutzlose Mehrfachaufwände und verschafft Ihren Mitarbeitern Sicherheit.

Dateien per Sharing-Links versenden

Dateien und Ordner können geteilt werden. Sharing-Links werden per E-Mail direkt versendet oder der Link beliebig weiter gegeben. Gültigkeitszeitraum und Passwort sichern die Freigabe ab. Dies ermöglicht auch das Versenden von großen Dateien, die sonst per E-Mail nicht versendet werden können.

In Verbindung mit einem Collabora Online können externe auch Dokumente bearbeiten.

Ein verstecktes Hochladen ermöglicht das Einsammeln von Dokumenten, ohne das weitere Beteiligte außer dem Freigebenden die Dateien sehen. Wichtig beispielsweise in Bildungseinrichtungen für Hausaufgaben.

interner Dateiaustausch per Filesharing

Der interne Datenaustausch oder das Bereitstellen von gemeinsamen Ordnern kann neben Gruppenordnern und Datei-/Ordner-Berechtigungen auch von Anwendern selber durch ein Datei-/Ordner-Sharing gelöst werden. Und das ohne die sonst notwendige Unterstützung eines Administrators.

Frei gegebene Dateien/Ordner können vom Benutzer in ihren persönlichen Ordner integriert werden und so dauerhaft genutzt werden.

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