Editar documentos de forma estructurada y en distintos lugares

El gestor de archivos EGroupware le ayuda a estructurar sus archivos en la empresa y a incluir a los socios externos. Especialmente en tiempos de oficinas en casa, el gestor de archivos es un valor añadido para su empresa.

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Gestione los documentos de forma centralizada: El servidor de archivos

Un grupo de trabajo suele utilizar docenas, a menudo incluso cientos, de documentos para cada proyecto: desde documentos de texto hasta tablas, presentaciones, imágenes y archivos PDF, pasando por vídeos y formatos de documentos específicos del sector.

Acceder siempre a los archivos actuales

EGroupware gestiona todos estos documentos de forma transparente a través del gestor de archivos integrado. Todos los miembros de tu grupo de trabajo tienen siempre acceso a los datos actuales. Esto elimina el largo proceso de envío de datos por correo electrónico y minimiza las fuentes de error en la organización de los datos (duplicados, trabajo con archivos obsoletos).

Acceda a sus carpetas y archivos en cualquier momento

Gracias a sus funciones inteligentes, EGroupware le facilita el trabajo diario en todo momento: acceda a las carpetas y archivos de su red en cualquier momento; asigne derechos de acceso a las carpetas públicas y privadas; cree un orden con su lista individual de favoritos; mueva los archivos simplemente arrastrando y soltando o utilice el ingenioso widget de carga del gestor de archivos.

Acceso y sincronización para dispositivos móviles

El gestor de archivos EGroupware facilita la cooperación con colegas y socios externos. Enviar archivos de gran tamaño o acceder a una carpeta a través de un enlace para compartir, obteniendo así un directorio de intercambio de datos en el que las partes externas también pueden volver a cargar archivos.

Envío de archivos mediante enlaces compartidos

Se pueden compartir archivos y carpetas. Los enlaces para compartir se envían directamente por correo electrónico o se puede pasar el enlace como se desee. El periodo de validez y la contraseña aseguran el intercambio. Esto también permite el envío de archivos de gran tamaño que no pueden ser enviados por correo electrónico.
Junto con Collabora Online, los usuarios externos también pueden editar documentos.

Una carga oculta permite recopilar documentos sin que nadie más que la persona que comparte los archivos los vea. Importante, por ejemplo, en los centros educativos para los deberes.

Intercambio interno de archivos mediante el uso compartido de archivos

El intercambio interno de datos o la provisión de carpetas compartidas puede, además de las carpetas de grupo y los permisos de archivos/carpetas, ser resuelto por los propios usuarios a través de la compartición de archivos/carpetas. Y esto sin el apoyo, por otra parte necesario, de un administrador.

Los archivos/carpetas cedidos libremente pueden ser integrados por el usuario en su carpeta personal y así ser utilizados permanentemente.

Notificaciones de cambios en los archivos

El sistema de mensajes de EGroupware le informa de todos los cambios en los archivos y carpetas que se le soliciten. En cuanto se modifican, borran, editan o añaden documentos, usted y los miembros de su equipo reciben automáticamente una notificación a través de una ventana emergente o por correo electrónico.

Puede integrar a los empleados, clientes y proveedores de servicios externos en el flujo de trabajo enviándoles automáticamente un mensaje de correo electrónico con información sobre un cambio de archivo y el archivo correspondiente como archivo adjunto.

Protección contra versiones y borrado

Si se desea, el gestor de archivos de EGroupware archiva automáticamente las versiones antiguas de los archivos en segundo plano, de modo que si se sobrescribe o borra un archivo accidentalmente se pierde el horror. Basta con volver a una versión anterior en cualquier momento. Esta seguridad adicional evita múltiples esfuerzos inútiles y proporciona seguridad a sus empleados.
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Integración de servidores Samba o unidades NAS

Las unidades externas/compartidas pueden integrarse en el gestor de archivos EGroupware. Pueden ser SMB (Windows, Linux, NAS), FTP, directorios locales o recursos compartidos WebDAV. Por ejemplo, las unidades departamentales o los «archivos propios» de los usuarios pueden montarse en EGroupware y, de este modo, ser accesibles de forma flexible.

De este modo, EGroupware ofrece acceso a las unidades de la empresa, que de otro modo serían inaccesibles desde el exterior, a través de una conexión segura que utiliza la autenticación de 2 factores.

Montar los archivos de EGroupware como una unidad (a través de WebDAV)

Con EGroupware puedes gestionar fácilmente tus archivos a través del navegador. Además, tiene la opción de acceder a sus carpetas y archivos con el explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac OS) sobre la base del protocolo WebDAV. Monte el administrador de archivos de EGroupware como una unidad local o sincronice un directorio local con el administrador de archivos. En ambos casos, prácticamente no es necesario que usted y sus empleados se acostumbren al sistema.

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