Éditer les documents de manière structurée et entre différents lieux

Le gestionnaire de fichiers EGroupware vous aide à structurer vos fichiers dans l’entreprise et à inclure des partenaires externes. Surtout à l’époque des bureaux à domicile, le gestionnaire de dossiers est une valeur ajoutée pour votre entreprise.

Gérer les documents de manière centralisée : Le serveur de fichiers

Un groupe de travail utilise généralement des dizaines, souvent même des centaines de documents pour chaque projet – des documents texte aux tableaux, présentations, images et fichiers PDF, en passant par les vidéos et les formats de documents spécifiques à l’industrie.

Accès permanent aux dossiers en cours

EGroupware gère tous ces documents de manière transparente via le gestionnaire de fichiers intégré. Chaque membre de votre groupe de travail a toujours accès aux données actuelles. Cela élimine le long processus d’envoi de données par courrier électronique et minimise les sources d’erreurs dans l’organisation des données (doublons, travail avec des fichiers obsolètes).

Accédez à vos dossiers et fichiers à tout moment

Grâce à ses fonctions intelligentes, EGroupware facilite votre travail quotidien jour après jour : accédez aux dossiers et aux fichiers de votre réseau à tout moment ; attribuez des droits d’accès aux dossiers publics et privés ; créez un ordre avec votre liste individuelle de favoris ; déplacez des fichiers par simple glisser-déposer ou utilisez l’astucieux widget de téléchargement du gestionnaire de fichiers.

Accès et synchronisation pour les appareils mobiles

Le gestionnaire de fichiers EGroupware facilite la coopération avec les collègues et les partenaires externes. Envoyer des fichiers volumineux ou accéder à un dossier via un lien de partage, ce qui permet d’obtenir un répertoire d’échange de données dans lequel des parties externes peuvent également télécharger à nouveau des fichiers.

Envoi de fichiers via des liens de partage

Les fichiers et les dossiers peuvent être partagés. Les liens de partage sont envoyés directement par e-mail ou le lien peut être transmis selon les besoins. La période de validité et le mot de passe sécurisent le partage. Cela permet également d’envoyer des fichiers volumineux qui ne peuvent pas être envoyés par courrier électronique.
En conjonction avec un Collabora Online, les utilisateurs externes peuvent également modifier les documents.

Un téléchargement caché permet de collecter des documents sans que personne d’autre que la personne qui partage les fichiers ne les voie. Important, par exemple, dans les établissements d’enseignement pour les devoirs à domicile.

Échange interne de fichiers via le partage de fichiers

L’échange interne de données ou la mise à disposition de dossiers partagés peuvent, outre les dossiers de groupe et les autorisations de fichiers/dossiers, être résolus par les utilisateurs eux-mêmes grâce au partage de fichiers/dossiers. Et ce, sans le soutien, par ailleurs nécessaire, d’un administrateur.

Les fichiers/dossiers donnés gratuitement peuvent être intégrés par l’utilisateur dans son dossier personnel et ainsi être utilisés de manière permanente.

Notifications de modifications de dossiers

Le système de messagerie EGroupware vous informe sur demande de toute modification des fichiers et des dossiers. Dès que des documents sont modifiés, supprimés, édités ou ajoutés, vous et les membres de votre équipe recevez automatiquement une notification via une fenêtre contextuelle ou un courrier électronique.

Vous pouvez intégrer des employés externes, des clients et des prestataires de services dans le flux de travail en leur envoyant automatiquement un message électronique contenant des informations sur une modification de fichier et le fichier correspondant en pièce jointe.

Versionnage et protection contre la suppression

Si vous le souhaitez, le gestionnaire de fichiers EGroupware archive automatiquement les anciennes versions des fichiers en arrière-plan, de sorte que l’écrasement ou la suppression accidentelle d’un fichier perd de son horreur. Il suffit de revenir à une version précédente à tout moment. Cette sécurité supplémentaire permet d’éviter les efforts multiples inutiles et d’assurer la sécurité de vos employés.
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Intégration de serveurs Samba ou de lecteurs NAS

Les lecteurs/partages externes peuvent être intégrés dans le gestionnaire de fichiers EGroupware. Il peut s’agir de partages SMB (Windows, Linux, NAS), FTP, de répertoires locaux ou WebDAV. Par exemple, les lecteurs départementaux ou les « propres fichiers » des utilisateurs peuvent être montés dans EGroupware et ainsi être accessibles de manière flexible.

EGroupware offre ainsi un accès à des lecteurs d’entreprise autrement « externes » inaccessibles via une connexion sécurisée utilisant une authentification à 2 facteurs.

Monter les fichiers EGroupware en tant que lecteur (via WebDAV)

Avec EGroupware, vous pouvez facilement gérer vos fichiers via un navigateur. En outre, vous avez la possibilité d’accéder à vos dossiers et fichiers avec l’explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac OS) sur la base du protocole WebDAV. Vous pouvez soit monter le gestionnaire de fichiers EGroupware comme un lecteur local, soit synchroniser un répertoire local avec le gestionnaire de fichiers. Dans les deux cas, il n’est pratiquement pas nécessaire que vous et vos employés vous habituiez au système.

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