Éditer les documents de manière structurée et entre différents lieux

Le gestionnaire de fichiers EGroupware vous aide Ă  structurer vos fichiers dans l’entreprise et Ă  inclure des partenaires externes. Surtout Ă  l’Ă©poque des bureaux Ă  domicile, le gestionnaire de dossiers est une valeur ajoutĂ©e pour votre entreprise.

Gérer les documents de manière centralisée : Le serveur de fichiers

Un groupe de travail utilise gĂ©nĂ©ralement des dizaines, souvent mĂŞme des centaines de documents pour chaque projet – des documents texte aux tableaux, prĂ©sentations, images et fichiers PDF, en passant par les vidĂ©os et les formats de documents spĂ©cifiques Ă  l’industrie.

Accès permanent aux dossiers en cours

EGroupware gère tous ces documents de manière transparente via le gestionnaire de fichiers intĂ©grĂ©. Chaque membre de votre groupe de travail a toujours accès aux donnĂ©es actuelles. Cela Ă©limine le long processus d’envoi de donnĂ©es par courrier Ă©lectronique et minimise les sources d’erreurs dans l’organisation des donnĂ©es (doublons, travail avec des fichiers obsolètes).

Accédez à vos dossiers et fichiers à tout moment

Grâce Ă  ses fonctions intelligentes, EGroupware facilite votre travail quotidien jour après jour : accĂ©dez aux dossiers et aux fichiers de votre rĂ©seau Ă  tout moment ; attribuez des droits d’accès aux dossiers publics et privĂ©s ; crĂ©ez un ordre avec votre liste individuelle de favoris ; dĂ©placez des fichiers par simple glisser-dĂ©poser ou utilisez l’astucieux widget de tĂ©lĂ©chargement du gestionnaire de fichiers.

Accès et synchronisation pour les appareils mobiles

Le gestionnaire de fichiers EGroupware facilite la coopĂ©ration avec les collègues et les partenaires externes. Envoyer des fichiers volumineux ou accĂ©der Ă  un dossier via un lien de partage, ce qui permet d’obtenir un rĂ©pertoire d’Ă©change de donnĂ©es dans lequel des parties externes peuvent Ă©galement tĂ©lĂ©charger Ă  nouveau des fichiers.

Envoi de fichiers via des liens de partage

Les fichiers et les dossiers peuvent ĂŞtre partagĂ©s. Les liens de partage sont envoyĂ©s directement par e-mail ou le lien peut ĂŞtre transmis selon les besoins. La pĂ©riode de validitĂ© et le mot de passe sĂ©curisent le partage. Cela permet Ă©galement d’envoyer des fichiers volumineux qui ne peuvent pas ĂŞtre envoyĂ©s par courrier Ă©lectronique.
En conjonction avec un Collabora Online, les utilisateurs externes peuvent Ă©galement modifier les documents.

Un tĂ©lĂ©chargement cachĂ© permet de collecter des documents sans que personne d’autre que la personne qui partage les fichiers ne les voie. Important, par exemple, dans les Ă©tablissements d’enseignement pour les devoirs Ă  domicile.

Échange interne de fichiers via le partage de fichiers

L’Ă©change interne de donnĂ©es ou la mise Ă  disposition de dossiers partagĂ©s peuvent, outre les dossiers de groupe et les autorisations de fichiers/dossiers, ĂŞtre rĂ©solus par les utilisateurs eux-mĂŞmes grâce au partage de fichiers/dossiers. Et ce, sans le soutien, par ailleurs nĂ©cessaire, d’un administrateur.

Les fichiers/dossiers donnĂ©s gratuitement peuvent ĂŞtre intĂ©grĂ©s par l’utilisateur dans son dossier personnel et ainsi ĂŞtre utilisĂ©s de manière permanente.

Notifications de modifications de dossiers

Le système de messagerie EGroupware vous informe sur demande de toute modification des fichiers et des dossiers. Dès que des documents sont modifiés, supprimés, édités ou ajoutés, vous et les membres de votre équipe recevez automatiquement une notification via une fenêtre contextuelle ou un courrier électronique.

Vous pouvez intégrer des employés externes, des clients et des prestataires de services dans le flux de travail en leur envoyant automatiquement un message électronique contenant des informations sur une modification de fichier et le fichier correspondant en pièce jointe.

Versionnage et protection contre la suppression

Si vous le souhaitez, le gestionnaire de fichiers EGroupware archive automatiquement les anciennes versions des fichiers en arrière-plan, de sorte que l’Ă©crasement ou la suppression accidentelle d’un fichier perd de son horreur. Il suffit de revenir Ă  une version prĂ©cĂ©dente Ă  tout moment. Cette sĂ©curitĂ© supplĂ©mentaire permet d’Ă©viter les efforts multiples inutiles et d’assurer la sĂ©curitĂ© de vos employĂ©s.
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Intégration de serveurs Samba ou de lecteurs NAS

Les lecteurs/partages externes peuvent ĂŞtre intĂ©grĂ©s dans le gestionnaire de fichiers EGroupware. Il peut s’agir de partages SMB (Windows, Linux, NAS), FTP, de rĂ©pertoires locaux ou WebDAV. Par exemple, les lecteurs dĂ©partementaux ou les « propres fichiers » des utilisateurs peuvent ĂŞtre montĂ©s dans EGroupware et ainsi ĂŞtre accessibles de manière flexible.

EGroupware offre ainsi un accès Ă  des lecteurs d’entreprise autrement « externes » inaccessibles via une connexion sĂ©curisĂ©e utilisant une authentification Ă  2 facteurs.

Monter les fichiers EGroupware en tant que lecteur (via WebDAV)

Avec EGroupware, vous pouvez facilement gĂ©rer vos fichiers via un navigateur. En outre, vous avez la possibilitĂ© d’accĂ©der Ă  vos dossiers et fichiers avec l’explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac OS) sur la base du protocole WebDAV. Vous pouvez soit monter le gestionnaire de fichiers EGroupware comme un lecteur local, soit synchroniser un rĂ©pertoire local avec le gestionnaire de fichiers. Dans les deux cas, il n’est pratiquement pas nĂ©cessaire que vous et vos employĂ©s vous habituiez au système.

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