EGroupware Administration - Benutzer und Gruppen anlegen

EGroupware Administration und Verwaltung aller Zugriffsrechte

Mit dem Admin Modul stellen Sie die Berechtigung Ihrer Benutzer für die jeweiligen Anwendungen (z.B. Kalender, Kontakte,…) ein und verwalten Benutzer inkl. E-Mailkonten. Passen Sie EGroupware an Ihre Bedürfnisse an mittels benutzerdefinierter Felder, Logo und eigener Startseite.

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Einstellungen und Konfigurationen

Die wichtigsten Einstellungen oder Konfigurationen für Ihre EGroupware Anwendung finden Sie in diesem Modul. Dazu zählt auch die Anpassung des Layouts (Farben, Logo, etc) an die CI Ihrer Organisation.

Unsere Tutorials und Webinare helfen Ihnen dabei die wichtigsten Parameter festzulegen.

Benutzer und Gruppen

Sie können die Zugriffsrechte auf Gruppen- und Benutzerebene festlegen. Erstellen Sie eigene Benutzergruppen entsprechend Ihrem Organigramm und ordnen Sie Ihre Mitarbeiter zu. Legen Sie auf Gruppenebene fest, wer Zugriff auf die jeweilige Anwendung hat – zum Beispiel E-Mail, Kalender, Aufgaben oder Projekte. Zusätzlich definieren Sie, wer welche Daten innerhalb des Moduls lesen, bearbeiten oder löschen darf.

Authentifizierung und Infrastrukturanbindung

EGroupware bietet verschiedene Möglichkeiten der Benutzer-Authentifizierung oder Anbindung an bestehende Infrastruktur wie z.B. Active Directory, LDAP, Mail-Server oder Univention. Die Benutzer- und Gruppenverwaltung kann an externe Systeme ausgelagert werden und muss somit nicht doppelt gepflegt werden. Die Zugriffsrechte werden in EGroupware gesteuert.

Schnittstellen und Integrationen

EGroupware bietet zusätzliche Schnittstellen per Schibboleth, Single-Sign-On, OpenID-Connect oder LTI an. Sie können damit zum Einen EGroupware Anwendungen wie zum Beispiel smallPART (videogestütztes Lernen) in Ihrer Lernplattform (Moodle, OpenOlat …) verfügbar machen. Zum Anderen können Sie externe Anwendungen wie Guacamole, eine Webseite oder ein anderes Wiki per OpenID-Connect in EGroupware authentifizieren und einbinden. So ist auch Rocket.Chat eingebunden.

E-Mail-Konten Verwaltung

In der EGroupware Cloud und im Univention Coperate Server (UCS) haben wir das für Sie schon so für Sie implementiert. Oder Sie nutzen unsere EGroupware Mailserver-Pakete (Dovecot) mit Speicherung im SQL. Legen Sie einfach einen neuen Benutzer in der Administration an und sofort verfügt der neue Benutzer über sein persönliches E-Mail-Konto. Auch die Einstellungen von E-Mail-Aliasen, Weiterleitungen, Speicherplatzgröße und weitere Zugriffsrechte sind jederzeit möglich.

E-Mail Server Integration

In EGroupware lassen sich E-Mail-Konten auf verschiedene Arten einbinden. Zum einen können Sie ein externes IMAP-Konto jederzeit im EGroupware E-Mail Modul hinzufügen. Durch die Anbindung an externe Authentifizierungssysteme ist auch die Möglichkeit der Steuerung Ihres E-Mail Server innerhalb der EGroupware Administration möglich.

Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung

Als Administrator können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung konfigurieren bzw. erzwingen. Als Teil der EPL-Funktionen kann hierbei auch eine IP-Range angegeben werden, die zum Bespiel im Firmennetzwerk als zweiter Faktor agiert. Gerade WebAuthn als zweiter Faktor ist sehr einfach nutzbar über einen Schlüssel (Yubikey), einen Fingerabdrucksensor am Handy oder Desktop (Windows Hello, Mac Authentifizierung).

Dokumentation von Änderungen (DSGVO)

Alle administrativen Änderungen werden automatisch aufgezeichnet. Ein Teil der EPL-Funktionen hierbei ist die zusätzliche Option zur Dokumentation in wessen Auftrag (z.B. Leiter Abteilung Marketing) und aus welchem Anlass (z.B. Mitarbeiter wechselt die Abteilung) die Änderung vorgenommen wurde. Bei einem Audit können diese Informationen wieder abgerufen werden.

Konfiguration und Einstellungen

Passen Sie EGroupware über die Konfiguration der Anwendungen jeweils auf Ihre individuellen Kundenbedürfnisse an. Zusätzlich können Administratoren pro Anwendung Einstellungen für alle Mitarbeiter erzwingen oder eine passende Voreinstellung setzen. Im Bedarfsfall kann ein Anwender diese Voreinstellungen individuell ändern.

Verschiedene Typen von Kategorien

In EGroupware können verschiedene Arten von Kategorien angelegt werden, um eine besser Übersicht und zusätzliche Filterkriterien zu erhalten. Hierbei können Sie Superglobale Kategorien (gelten für alle Module), globale Kategorien (nur ein Modul) und persönliche Kategorien (pro Benutzer und Modul) anlegen. Diese Unterscheidung ermöglicht z.B. in der Adressverwaltung andere Kategorien zu verwenden als im Kalender.

Eigene Felder und Templates definieren

Sie können in vielen Anwendungen eigene Felder, Status oder Typen definieren und somit EGroupware einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Zusätzlich kann auch das Aussehen der Dialoge und Listen über das Widget-basierte Template-System der EGroupware verändert werden – siehe auch EGroupware anpassen ohne programmieren. Gerne beraten oder unterstützen wir Sie hierbei.

Adressbuch Konfiguration

In der Konfiguration vom Adressbuch können Sie z.B. ein Limit für zu exportierende Datensätze eintragen, die Routenplanung konfigurieren oder die Telefonie-Integration für ausgehende Verbindungen an eine beliebige VOIP-Anlage.

Telefonie-Integration mit Placetel

Verbinden Sie Ihre Kontakte bzw. Ihre Kundenmanagement (CRM) direkt mit ihrer Telefonanlage.

Die Grundfunktionalitäten für Telefonie-Integration sind auch in der CE Version vorhanden bzw. können auch für andere Telefonanlagen konfiguriert werden. Die Telefonanlage muss das natürlich unterstützen und Sie müssen alle Details der Schnittstelle definieren.
Für die Telefonanlage von Placetel gibt es ein spezielle Konfiguration bei der Sie nur Ihren Api-Key aus Placetel eintragen und ein Token generieren für den Signatur-Header. Umgekehrt tragen Sie bei Placetel unter Integration -> Notify-Api die in EGroupware angezeigte „URL Ihres API-Endpoints (Webhook für eingehende Anrufe)“ und das Token ein.
Die Funktion in EGroupware finden Sie in Administration -> Anwendungen -> EPL-Funktionen -> Konfiguration der Anwendung

Mit der Integration öffnet sich die CRM-Ansicht des Kontaktes automatisch für eingehenden und ausgehende Telefonanrufe. Weitere Integration z.B. Anzeige von Telefonlisten wird folgen.

Kundenstimmen

Mika Alexander Hoppe

SISU security.service Sicherheitsdienst

Nach eingehenden Vergleichen auf diversen Internetportalen, stach die EPL als hervorragende, moderne und hochentwickelte Software, mit ansprechendem Design, als perfekte Allround-Lösung heraus.
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Franz Fender

Geschäftsführer des Fotostudios „Franz Fender Fotograf“

Der Kostenfaktor, die Möglichkeit von unterwegs aus mobil und standortunabhängig Arbeiten zu können und der persönliche Kontakt, inklusive gutem Support spielten bei der Suche nach einer Softwarelösung für mich eine…
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Gerd Weinzierl

Gerd Weinzierl, Geschäftsführer Fahrschule Weinzierl

Nach eingehenden Recherchen und mannigfaltigen Vergleichen mit namenhaften Anbietern wie bspw. Microsoft (Outlook), fiel die Entscheidung für die EGroupware, da es sich hier um eine enorm flexible Softwarelösung handelt, die…
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