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Gestire i flussi di lavoro con Kanban

In EGroupware EPL è possibile controllare i processi in modo facile e intelligente con la nuova applicazione Kanban. Il metodo Kanban è adatto ai processi di vendita, all’organizzazione di progetti, allo sviluppo di software o alla gestione di altri servizi.

Il nucleo di Kanban è la visualizzazione e la limitazione dei compiti da completare simultaneamente. Non appena le capacità si liberano, un dipendente “sceglie” un compito dal pool e lo tira su “Work in Progress”.

Prova ora 30 giorni gratisPresentazione Kanban

Esempio pratico del processo di vendita

Nel video potete vedere una tavola Kanban e i flussi di lavoro usando l’esempio di un processo di vendita per acquisire nuovi clienti.

Naturalmente, dovete adattare il processo, le rubriche o i tipi di Infolog e lo stato ai vostri processi. Non appena la scheda è stata creata e avete discusso i processi con i team di vendita corrispondenti, il processo può iniziare.

Ha senso pianificare direttamente le revisioni e i processi di miglioramento nel team di vendita. Poi adatta la tua scheda di conseguenza al feedback del team di vendita.

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Definire la scheda Kanban

Nel primo passo, definisci un nome per la tua tavola Kanban, le applicazioni da usare e quali gruppi hanno accesso alla tavola. Per impostazione predefinita, vengono create 3 colonne: “New (Pool)”, “In Progress” e “Done”. Puoi rinominare, cancellare, cambiare i colori o aggiungere nuove colonne in qualsiasi momento.

Inoltre, si possono creare le cosiddette swimlanes, sia per categorizzare il processo che per visualizzare le diverse responsabilità. A una swimlane viene anche assegnato un titolo e, se necessario, un colore e i diritti di accesso. I diritti di accesso qui controllano chi è autorizzato a spostare voci in questa swimlane.

La regola generale è: mantenere la scheda il più semplice e chiara possibile, con un uso efficace.

I preferiti di Kanban

  • Applicazioni autorizzate
  • Permessi
  • Descrizione della scheda
  • Schede come preferiti

Design Kanban

  • Disegno libero di colonne e swimlanes: Numero, colori,
    Denominazioni/nomi.
  • Applicazioni EGroupware disponibili e autorizzazioni di accesso
    può essere impostato.
  • I diritti di accesso per le swimlanes possono essere impostati separatamente.
  • Le mappe vengono spostate tra le colonne (e le swimlanes) da DnD.
    spostato.
  • Le colonne e le swimlanes possono essere compresse cliccando sull’icona
    può essere collassato cliccando sulla designazione.

Ordinare le colonne e le swimlanes

  • Possibile tramite DnD nel montaggio del tabellone.
  • La maniglia si trova nella parte anteriore.

Elementi tramite DnD in una tavola Kanban

  • Per esempio, trascinate un contatto di indirizzo sulla scheda Kanban e da lì potete “rilasciare” l’elemento sulla colonna corrispondente
  • DnD funziona anche tra altri moduli (dove ha senso)

Controllo del processo nella tavola Kanban

I processi possono essere controllati a diversi livelli:

  • “Nuove voci – Liste (Ascolta)”: Qui si definisce come le nuove voci vengono aggiunte automaticamente alla prima colonna (ad esempio Nuovo o Pool). Nel processo di vendita, per esempio, si definisce una rubrica specifica “Sales-Incoming”. Nello sviluppo del software o nella gestione dei reclami, l’area tematica, la categoria o la versione del prodotto.
  • “Azione sul cambio di colonna – cambia il biglietto”: Puoi definire su ogni colonna se un’azione deve essere eseguita quando la voce viene spostata in questa colonna. Per esempio, “aggiungere l’utente come responsabile che afferra il compito” o “cambiare lo stato del biglietto in “test”” quando la voce viene spostata in questa colonna. Inoltre, si possono anche impostare responsabilità fisse per la fase del processo o responsabilità dalla swimlane corrispondente. Se lo si desidera, si può anche fare in modo che i compiti completati vengano rimossi automaticamente dalla lavagna.
  • “Cambio di un biglietto – spostamento nella scheda”: Inoltre, puoi anche definire nell’area “Liste (ascolto)” come le voci esistenti della scheda sono automaticamente spostate tra le colonne. Concretamente: Uno sviluppatore imposta un ticket “Work in Progress” dalla scheda Kanban allo stato “testing” con un commento su ciò che deve essere testato. Il biglietto viene automaticamente spostato nella colonna “test” della scheda. Questo risparmia tempo e sforzi extra se il biglietto viene comunque elaborato.

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Principi di base e pratiche fondamentali del Kanban

Principi di base del Kanban:

  • Inizia con quello che stai facendo adesso – semplice introduzione
  • Evolvere attraverso piccoli passi/evolutivi
  • Considerare gli attuali processi, ruoli e responsabilità
  • Incoraggiare a mostrare la leadership ad ogni livello dell’organizzazione

Pratiche fondamentali di Kanban:

  • Visualizzazione di compiti e processi (flusso di lavoro)
  • Limitare il “lavoro in corso” (WIP) e i compiti concomitanti
  • Misurazione e controllo del processo
  • Definire tutte le regole e la terminologia del processo
  • Cicli di feedback e revisioni regolari
  • Processi di miglioramento continuo nel team e nel flusso dei processi

Testimonianze dei clienti

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Usiamo il servizio cloud di EGroupware dal 2009, inizialmente usavamo solo la gestione degli indirizzi. Ma ben presto abbiamo scoperto le potenti funzioni dell’Infolog, la gestione di tutte…
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