Anwenderbericht:
Gelungene Digitalisierung und souveräne Behördenstrukturen
EGroupware als Grundlage der Verwaltung beim KDSZ Bayern
>> Interviewpartner: Dominikus Zettl, KDSZ
Herr Zettl, was ist Ihre Aufgabe beim Katholischen Datenschutzzentrum Bayern (KDSZ)?
Zettl: „Ich übe die Datenschutzaufsicht über die katholischen Einrichtungen in Bayern aus. Als unabhängige Datenschutzaufsichtsbehörde begleiten wir als KDSZ Bayern rund 8.000 kirchliche Einrichtungen und setzen dabei auch in der eigenen Verwaltung konsequent auf digitale Souveränität.
Als ehemaliger Rechtsanwalt und Fachanwalt für Strafrecht ist mir eine konsequente Umsetzung des Themas wichtig. Digitale Selbstbestimmung, also die Kontrolle über eigene Daten und Systeme, muss bereits beim Aufbau der Verwaltungsarchitektur mitgedacht werden. Dafür setze ich mich täglich ein.“
Wie nutzt das KDSZ EGroupware? Welche Module sind Ihnen wichtig?
Zettl: „EGroupware ist die zentrale Basis unserer internen Verwaltungsplattform. Sie bildet den digitalen Arbeitsplatz der Behörde und unterstützt wichtige Prozesse wie Beschwerden, Datenschutzverletzungen, Beratungen, Audits und Schulungen.
Ergänzend nutzen wir EGroupwares Dokumentenmanagement, Wissensmanagement und die Aufgabenverwaltung. Integriert wurden auch Kollaborationswerkzeuge wie Collabora Online, Rocket.Chat und Jitsi. Praktisch für uns: Informationen werden nur einmal erfasst und anschließend organisationsweit genutzt.“
Wie gelingt dabei eine reibungslose Kommunikation mit externen Nutzerinnen und Nutzern?
Zettl: „Ein digitales Datenschutzportal verbindet die Behörde nach außen. Über digitale Formulare werden Beschwerden, Meldungen und Beratungsanfragen eingereicht. Die Daten werden automatisiert in EGroupware übernommen, beispielsweise ins Adressbuch. Verwaltungsprozesse haben wir somit digitalisiert und über offene Schnittstellen miteinander verknüpft. Rund 80 % der Verfahren werden online über das Portal gestartet.“
Seit wann nutzen Sie EGroupware als Grundlage Ihrer Digitalstrategie?
Zettl: „Die Lösung befindet sich bei uns seit mehreren Jahren im produktiven Einsatz. Wir sind also ein gutes Beispiel dafür, dass auch kleinere Verwaltungen hochintegrierte, skalierbare und zukunftsfähige Fach- und Verwaltungsverfahren realisieren können.“
Worauf kommt es Ihnen dabei an?
Zettl: Wichtig ist uns eine durchgängige Prozesskette – vom ersten Kontakt bis zur elektronischen Aktenführung und abschließenden Bearbeitung. Die gut vernetzte offene Gesamtarchitektur aus Technologie, Prozessen und Organisation spart den Mitarbeitenden Zeit. Außerdem wollten wir eine langfristig wartbare und anpassungsfähige Lösung, die wir bei Bedarf erweitern können.
Digitale Souveränität funktioniert bei uns nicht durch einzelne Open-Source-Produkte, sondern durch eine interoperable, offene Basis, die alle nötigen Komponenten integriert.
Welche technischen Lösungen machen EGroupware für Sie zur „interoperablen Basis“?
Zettl: „Die Plattform nutzt offene Standards wie CalDAV, CardDAV, WebDAV, IMAP, JMAP sowie LDAP und OpenID Connect. Dadurch kann sie flexibel in bestehende oder zukünftige IT-Landschaften integriert werden. Gleichzeitig ermöglicht die Architektur den Betrieb sowohl On-Premises als auch in einer souveränen Cloud.
Auch Künstliche Intelligenz wurde zukunftsorientiert berücksichtigt. OpenAI-kompatible Schnittstellen ermöglichen die Integration lokaler oder externer Sprachmodelle, ohne die Architektur oder Datenhaltung an einzelne Anbieter zu binden.“
Sie wurden mit Ihrer Open-Source-Digitalstrategie für das Community-Voting des bundesweiten Open Source Wettbewerbs 2026 zugelassen. Was hat Sie zur Anmeldung bewogen?
Zettl: „Als Datenschutzaufsichtsbehörde tragen wir Verantwortung für den Schutz sensibler personenbezogener Daten und beraten gleichzeitig zahlreiche kirchliche Einrichtungen bei ihrer digitalen Transformation. Das Thema Unabhängigkeit ist dabei zentraler denn je.
Mit unserer Lösung wollen wir zeigen, dass Digitale Souveränität keine Frage der Größe einer Verwaltung ist. Mit offenen Technologien lassen sich leistungsfähige und moderne digitale Strukturen schaffen – für große genauso wie für kleinere Verwaltungen.“
Wir bedanken uns herzlich bei Herrn Zettl für die gute Zusammenarbeit und freuen uns auf die gemeinsame Weiterentwicklung des Projekts!
Hiweis: Das Community-Voting läuft noch bis 30. September 2026. Wenn Sie die Strategie des Katholischen Datenschutzzentrum Bayern für eine offene und digital souveräne Verwaltung mit EGroupware als Basis unterstützen möchten, freuen wir uns über Ihre Stimme!
Falls Sie mehr über den konkreten Ansatz erfahren möchten oder über die Umsetzbarkeit in Ihrer eigenen Organisation nachdenken, sprechen Sie uns einfach an. Wir beraten gerne zu passenden Digitalstrategien, Datenschutz und Open Source-Themen.
Über das KDSZ:
Datenschutz in kirchlicher Verantwortung
Das Katholische Datenschutzzentrum Bayern überwacht als Aufsicht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften in den katholischen Einrichtungen im Bereich der sieben bayerischen (Erz-)Diözesen.
