Anwenderbericht: Erfolgreiche Migration und täglicher Einsatz von EGroupware bei PersCom
Interviewpartner: Siegfried Looschen, Geschäftsführer der PersCom GmbH
Ausgangssituation
PersCom ist ein HR-Dienstleister mit dem Kerngeschäft Gehaltsabrechnung und Personal-/Zeitwirtschaft. Datensicherheit ist für viele Kunden entscheidend. Die PersCom GmbH setzte ursprünglich auf die Groupware-Lösung Kopano auf einem eigenen Server. Mit der Entscheidung für ein moderneres System wurde die Migration zu EGroupware in die Wege geleitet.
Eingesetzte Lösung: EGroupware in der deutschen Cloud
Siegfried Looschen, Geschäftsführer von PersCom, hat sich bewusst für das Cloudangebot von EGroupware entschieden um sich komplett auf sein Kerngeschäft konzentrieren zu können.
PersCom kommuniziert ausschließlich gesichert. Alle zur Dienstleistung gehörenden Unterlagen stellen Kunden dabei digital zur Verfügung, z.B. Personalunterlagen bei einer Einstellung. Neben den Mitarbeitenden, die administrative Rechte in EGroupware haben, befinden sich aktuell rund 130 Kundenaccounts in EGroupware. Diese Accounts bieten die Plattform zum Datenaustausch. So müssen Personal – und Abrechungsdaten nicht per E-Mail veschickt werden und bleiben optimal geschützt.
Weiteres Sicherheits-Feature: Allen Nutzern steht optional eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zur Verfügung. Diese bietet eine zusätzliche Schutzebene für den Login – Eine Maßnahme, die wir zur Erhöhung der Sicherheit generell empfehlen.
Unkomplizierter Migrationsprozess
„Nach Auswahl des neuen Systems wurde das gesamte Migrationsprojekt direkt vom EGroupware -Team übernommen und reibungslos umgesetzt“, berichtet Geschäftsführer Siegfried Looschen.
Durchdachte Migration in vier Schritten:
- Import von Accounts & Gruppen aus Kopano
- Migration (Import) von E-Mail-Konten per IMAP-Sync
- Import / Synchronisation von Dateien (Verzeichnis -> Verzeichnis)
- Unterstützung beim Setzen von Einstellungen & Zugriffsrechten
Fokus auf Datenschutz und DSGVO-Konformität
Ein zentrales Anliegen der PersCom GmbH ist der Schutz sensibler Daten – nicht erst seit der Einführung der DSGVO im Jahr 2018. Der Betrieb eines eigenen Intranets war daher eine bewusste Entscheidung:
„Wir wollten eine Lösung, die uns im Kundenverhältnis nach außen quasi ‚unsichtbar‘ macht und gleichzeitig höchste Datensicherheit bietet“, so Looschen. Die Wahl fiel auf EGroupware, da das System sowohl den rechtlichen Anforderungen entspricht als auch intern und im Kundenkontakt ein effektives Arbeiten ermöglicht.
Die Rückmeldungen der Kunden bestätigen den eingeschlagenen Weg: „Wir erhalten regelmäßig positives Feedback zu unserem sicheren und zugleich effizienten Intranet-Ansatz.“
Flexibilität und Skalierbarkeit als Erfolgsfaktoren
Ein weiterer Vorteil von EGroupware ist die hohe Anpassbarkeit:
„Die Plattform lässt sich exakt auf unsere täglichen Arbeitsabläufe zuschneiden – genau das brauchen wir.“
Auch in Sachen Skalierbarkeit erfüllt EGroupware alle Anforderungen: „Die Möglichkeit, das System flexibel an wachsende Datenmengen und Nutzerzahlen anzupassen, ist für uns ein zentrales Kriterium.“
Integration mit weiteren Systemen
Im Bereich Human Resources nutzt PersCom zusätzlich die Lohnbuchhaltungssoftware KIDICAP der GIP GmbH sowie das Archivierungssystem enaio von OPTIMAL SYSTEMS. Diese Systeme lassen sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden.
Funktionalität und Support
Die Erfahrungen mit EGroupware sind durchweg positiv – sowohl hinsichtlich der Software als auch im Hinblick auf den persönlichen Support:
„EGroupware bietet eine umfangreiche Collaboration-Software, die wir schon nach kurzer Zeit sehr zu schätzen gelernt haben. Neben dem sicheren Datenaustausch gibt es viele weitere Funktionen, die wir sukzessive ausprobieren und nutzen.“ Aktuell gibt es keine fehlenden Features – im Gegenteil: „Wir entdecken immer wieder neue Möglichkeiten und schöpfen den Funktionsumfang noch nicht vollständig aus.“
Auch der Support wird gelobt: „Wir fühlen uns als kleines Unternehmen sehr gut aufgehoben. Die Migration von Kopano verlief absolut problemlos.“
Über PersCom:
Die PersCom GmbH ist spezialisiert auf Dienstleistungen im Bereich Personalmanagement. Datenschutz, Effizienz und Verlässlichkeit stehen dabei im Mittelpunkt – unterstützt durch eine leistungsstarke IT-Infrastruktur mit EGroupware als zentralem Baustein.