La facturation électronique facilitée par EGroupware

De grands changements se profilent à l’horizon du 1er janvier 2025. Grâce à la loi allemande sur les opportunités de croissance, la facturation électronique (ou e-invoicing) deviendra obligatoire pour les transactions B2B en Allemagne. Qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Fini les piles de factures papier, place aux flux de travail numériques rationalisés.

La facturation électronique vous facilite grandement la vie. Au lieu de traiter des factures papier ou des PDF statiques, les données de vos factures sont directement transférées dans votre système dans un format structuré et lisible par une machine. Plus de traitement manuel, plus d’erreurs – juste un flux de travail numérique fluide du début à la fin. C’est pourquoi nous avons conçu l’outil idéal pour vous aider : l’application E-Invoicl’E- Invoic App pour

notre solution Groupware. Avec cette applicationAvec le système de facturation électronique, vous pouvez facilement créer et recevoir des factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931. Qu’il s’agisse de XRechnung (format XML) ou ZUGFeRD (un format hybride PDF/XML), vos données sont automatiquement générées dans le bon format et vous pouvez personnaliser la mise en page du PDF pour qu’elle corresponde à votre style.

Les règles allemandes sur la facturation électronique en 2025 : Ce que votre entreprise doit savoir

Les factures électroniques doivent être créées, transmises et lues dans un format électronique structuré afin de permettre un traitement numérique transparent. Important : un simple fichier PDF ne suffit pas – il n’est pas considéré comme une facture électronique conforme à la loi ! Les nouvelles règles entreront en vigueur à partir de 2025. Toutes les entreprises nationales effectuant des transactions interentreprises en Allemagne seront tenues de recevoir et de traiter des factures électroniques. Mais ne vous inquiétez pas, des dispositions transitoires sont prévues :

• En 2025 et 2026, les factures papier et autres formats électroniques seront encore autorisés, mais uniquement avec le consentement du destinataire.
• À partir de 2027, cette exception ne s’applique qu’aux entreprises dont le revenu annuel est inférieur ou égal à 800 000 euros (sur la base des chiffres de 2026).
• Les factures EDI (factures électroniques échangées via un système d’échange de données informatisées) resteront également autorisées jusqu’en 2027, à condition que le destinataire soit d’accord.

Votre partenaire idéal : Nouvelle application de facturation électronique d’EGroupware

Avez-vous déjà un logiciel de comptabilité ? Ou envisagez-vous d’en acquérir un ? Récemment, de nombreux utilisateurs d’EGroupware nous ont demandé s’ils avaient vraiment besoin d’un autre outil, éventuellement lié à un modèle d’abonnement coûteux. Pourquoi compliquer les choses ? L’application de facturation électronique est là pour simplifier votre flux de travail. Elle est conçue pour s’intégrer parfaitement à votre environnement EGroupware et rendre la transition vers la facturation électronique aussi facile que possible. Nous avons commencé le développement fin novembre après avoir découvert une bibliothèque PHP capable de générer du XML pour les factures électroniques. Moins de trois semaines plus tard, le 14 décembre, l’application était prête. Les paquets correspondants pour la version 23.1 d’EGroupware ont déjà été construits, et l’application est disponible à la fois en avant-première pour les installations sur site et dans les dernières versions en nuage.

N’oubliez pas une chose : l’application est exclusivement disponible dans le cadre de notre Enterprise Line (EPL) : L’application est exclusivement disponible dans le cadre de notre Enterprise Line (EPL). Bien qu’elle ne soit pas incluse dans l’édition communautaire (CE), les utilisateurs de l’EPL ont accès à ce puissant outil ainsi qu’à une multitude d’autres fonctionnalités premium.

Créer des factures en toute simplicité : Une visite rapide de l’application

Vous trouverez la nouvelle application de facturation électronique dans la barre latérale de gauche, sous Factures. Un simple clic ouvre la fenêtre principale, où toutes vos factures envoyées et importées sont affichées dans un tableau organisé. Vous pouvez trier le tableau en fonction des en-têtes de colonne (numéro et date de la facture, acheteur, vendeur ou sujet) afin de trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur Ajouter. Vous pouvez également télécharger et examiner des factures électroniques (XML structuré ou PDF avec pièce jointe XML) à l’aide du bouton Importer. Lors de la création d’une nouvelle facture, saisissez des informations telles que l’objet, la période de facturation et le type de facture dans la partie supérieure de la fenêtre de dialogue. Actuellement, seule lafacture commerciale380 est disponible, mais d’autres types comme la note de crédit (381) et la facture corrigée (384) seront disponibles en janvier. Vous pouvez également attribuer une catégorie – personnalisée ou issue d’une liste prédéfinie – ainsi que le numéro et la date de la facture. Tant que la facture est à l’état de projet, vous pouvez modifier tous les détails si nécessaire. Vous disposez ainsi de la souplesse nécessaire pour vous assurer que tout est exact. Toutefois, une fois que vous avez cliqué sur le bouton Éditer, la facture est finalisée. Une demande de confirmation apparaît avant l’enregistrement et, ensuite, la plupart des champs deviennent en lecture seule et ne peuvent plus être modifiés. La zone Notes est une fonction pratique qui vous permet d’ajouter des commentaires, par exemple la date d’un rappel de paiement ou d’un avis de retard. Astuce : survolez l’étiquette d’un champ pour afficher une info-bulle indiquant le numéro du champ XML correspondant. Par exemple, le numéro de la facture est BT-1, la période de facturation est BT-73 et le type de facture est BT-3. Très utile, n’est-ce pas ?

Postes, acheteurs et autres : Compléter votre facture

La partie inférieure de la boîte de dialogue vous permet d’affiner votre facture à l’aide de plusieurs onglets :

• Postesà pourvoir: Ajoutez ici des produits ou des services. Chaque poste comprend des champs standard tels que la position, l’article, la description, la quantité, le prix et la TVA. Les articles sont automatiquement enregistrés dans la base de données en vue d’une réutilisation ultérieure. Les numéros de position sont attribués automatiquement mais peuvent être ajustés manuellement si nécessaire.
• Somme: Cet onglet donne un aperçu de la TVA, des remises, des montants arrondis et des suppléments. Les paiements anticipés peuvent également être pris en compte et tous les totaux sont calculés automatiquement.
• Paiement: Saisissez les références, les numéros de projet, les détails du contrat et les conditions de paiement telles que les remises ou les dates d’échéance.
• Acheteur: Sélectionnez les informations relatives à l’acheteur directement dans le carnet d’adresses d’EGroupware ou ajoutez manuellement des contacts supplémentaires. Vous pouvez également remplir des champs facultatifs tels que l’ID de TVA et le numéro d’identification fiscale si nécessaire.
• Notes: Ajoutez des remarques qui peuvent faire partie de la facture ou être réservées à un usage interne.
• Liens: Joignez des fichiers, sélectionnez des documents dans le gestionnaire de fichiers ou créez des liens vers des entrées dans d’autres applications EGroupware comme InfoLog ou le gestionnaire de projet.

Flexible et personnalisé : Configurer l’application

Rendez-vous sur le site Admin. / App configuration de l’application dans la barre latérale de gauche pour adapter l’application de facturation électronique aux besoins de votre entreprise. Sur la page l’onglet général vous pouvez définir le format des numéros de facture. Par défaut, les numéros de facture sont automatiquement attribués dans l’ordre lorsque vous définissez le statut sur Délivré. Prefer a custom format, like project-based numbering? No problem—you can configure it here. If you’re switching to the app mid-year, simply input the last invoice number you used, and the numbering will continue seamlessly. Alternatively, you can skip setting a format and assign invoice numbers manually.

Vous pouvez également définir jusqu’à trois standard les vendeurs, y compris leur adresse, leurs coordonnées bancaires et leurs informations fiscales. Indiquez les partenaires supplémentaires dont vous avez besoin, tels que les acheteurs, les clients finaux ou les autres destinataires des factures. Les informations sur les partenaires peuvent être sélectionnées dans le carnet d’adresses et des champs personnalisés – par exemple, des numéros de clients ou des numéros de TVA – peuvent être attribués si nécessaire.

Pour un contrôle encore plus poussé, vous décidez si votre équipe comptable peut uniquement choisir des vendeurs prédéfinis, effectuer des recherches dans le carnet d’adresses ou modifier les coordonnées d’un contact. Avec des champs et des paramètres personnalisables, l’application s’adapte parfaitement à vos flux de travail.

Créez vos propres factures : Modèles et espaces réservés

La partie PDF de votre facture est entièrement personnalisable. Vous pouvez la concevoir exactement comme vous le souhaitez, même en utilisant l’application intégrée Collabora Online. Ajoutez votre logo, organisez les données en fonction de vos besoins et définissez la mise en page, y compris le tableau des postes de la facture. Pendant ce temps, la partie XML est automatiquement générée dans un format standardisé et intégrée de manière transparente dans le PDF, dans le cadre du format ZUGFeRD. Nous avons inclus un modèle prêt à l’emploi que vous pouvez adapter à votre style. Tous les modèles sont stockés dans le dossier /templates/invoices au format.odt. Si vous avez enregistré plusieurs modèles dans ce dossier, vous pouvez facilement en sélectionner un dans un menu déroulant lors de la création d’une facture.

Les espaces réservés constituent une fonctionnalité intéressante, que vous pouvez facilement incorporer dans vos modèles. Les espaces réservés sont des variables de texte entourées de doubles accolades, comme {{InvoiceId} } ou {{InvoiceNo}}. La plupart des espaces réservés extraient des données directement de la base de données, mais vous pouvez également utiliser des fonctions telles que les conditions If-Then-Else. Celles-ci vous permettent de gérer des éléments tels que la suppression des espaces vides ou l’ajout de sauts de ligne lorsque des champs spécifiques sont remplis. Vous trouverez une liste complète des espaces réservés disponibles sous Factures / Espaces réservés.

A venir ? Prochaines fonctionnalités de l’application E-Invoicing

Pour l’instant, vous devez encore télécharger des factures électroniques et les joindre manuellement à un courrier électronique. Mais cela va bientôt changer ! Nous travaillons actuellement sur la possibilité d’envoyer des courriels directement à partir de l’application de facturation électronique. Cela inclura des modèles d’emails personnalisables pour des tâches telles que l’envoi de factures ou de rappels de paiement, même en plusieurs langues. Grâce aux espaces réservés, vous pourrez personnaliser ces courriels en ajoutant des numéros de facture, des détails de commande ou des noms de contact dans la ligne d’objet ou dans le corps du courriel. Nous développons continuellement l’application E-Invoicing, et il y a beaucoup de fonctionnalités pratiques sur notre liste de choses à faire dans les mois à venir :

• Importez et affichez des factures directement à partir de l’application Email.
• Copiez rapidement les factures existantes pour les tâches récurrentes.
• Options d’importation supplémentaires, comme les fichiers CSV.
• Rapports avancés et fonctions d’exportation pour une analyse plus approfondie.
• Intégration transparente avec d’autres applications EGroupware, comme les feuilles de temps, pour transférer directement les données enregistrées dans les factures.

Vous avez d’autres idées ou des besoins spécifiques ? N’hésitez pas à nous en faire part ! Qu’il s’agisse d’intégrations avec des outils comptables ou des systèmes bancaires, ou d’autres personnalisations, nous sommes là pour vous aider. Nous nous engageons à améliorer continuellement l’application pour qu’elle s’intègre parfaitement à votre flux de travail quotidien.

Une solution intelligente pour le bureau en ligne intelligent

L’application de facturation électronique d’EGroupware offre une solution pratique et flexible qui répond aux exigences légales tout en aidant à numériser vos processus commerciaux. Avec des mises en page personnalisables et la prise en charge de plusieurs formats, l’application est un outil précieux pour les entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse de petites sociétés ou de grandes organisations. Vous avez des questions ou vous souhaitez essayer l’application par vous-même ? N’hésitez pas à nous contacter ! Nous serons ravis de vous fournir une version d’essai, de vous présenter les fonctionnalités ou de recueillir vos suggestions. N’hésitez pas à nous envoyer un message : nous sommes impatients de vous rencontrer !