“Come un grande coltellino svizzero”

“Sin dagli inizi di EGroupware, Pixelegg è stata associata a questa soluzione, prima come utente, poi come co-progettista e come partner di vendita e assistenza. Chiunque conosca un’applicazione da così tanti lati ha naturalmente anche dei desideri.

Stefan Reinhardt ha una rarità sullo scaffale: il primo manuale di EGroupware. Da più di dieci anni l’agenzia Typo3 Pixelegg di Viernheim vicino a Mannheim, da lui fondata e diretta, utilizza questa soluzione di collaborazione. All’epoca, in realtà stava cercando qualcos’altro per la sua azienda, cioè un software per la gestione dei progetti e degli indirizzi – e con sua sorpresa l’ha trovato in un groupware. “La funzionalità, all’epoca era la versione community, l’abbiamo trovata molto buona per l’epoca”, ricorda Reinhardt. “Esteticamente, non era così ben progettata, ma ce ne siamo occupati”.

Nel frattempo, Pixelegg usa la soluzione sotto la licenza Enterprise (EPL) “more-than-groupware”. Si basa sulla variante Linux Univention Corporate Server (UCS); LDAP è usato per l’amministrazione e l’autenticazione degli utenti. È collegato a un database MySQL e al server web Apache.

Pixelegg Informatik & Design GmbH ha un doppio campo di attività. Da un lato, è un’agenzia Typo3 che produce e mantiene siti web per aziende, autorità locali e altre organizzazioni nella regione. D’altra parte, è un partner di Univention che vende, imposta e supporta EGroupware su base UCS per tali utenti e organizza i relativi corsi di formazione.

All’interno dell’azienda Pixelegg utilizza molto di più delle funzioni groupware vere e proprie. Particolarmente importanti sono il project manager e il sistema Infolog, con cui è possibile collegare diverse informazioni in EGroupware. Questo vale, ad esempio, per un progetto, dall’applicazione all’implementazione e al supporto continuo: .

Pixelegg ha creato modelli per progetti di diversa portata nell’EGroupware Projectmanager. Questi modelli contengono già i passi necessari, il tempo previsto e i compiti da svolgere, che vengono già assegnati a determinati collaboratori. Dopo la messa a punto, i dipendenti devono solo spuntare ciò che è stato fatto nel registro delle informazioni. Allo stesso tempo, sarebbe trasparente se le cose fossero strette da qualche parte.

Al tempo stesso, si crea un diario di progetto riprendendo certe informazioni, in cui il cliente può controllare lo stato di avanzamento del suo ordine. Questo diario di progetto è in realtà una funzionalità CRM che comprende più della gestione dei dati di contatto. Piuttosto, elenca ciò che Pixelegg ha fatto per un cliente. “Quando facciamo o cambiamo qualcosa nel progetto, lo scriviamo nel diario aperto al cliente”, spiega Reinhardt. “Così il cliente è sempre aggiornato. Questo è forte.”.

Pixelegg EGroupware ha anche adattato altre funzionalità più precisamente alle proprie esigenze. In questo modo, le e-mail possono essere collegate a modelli per vari modelli di documenti, ad esempio per lettere di presentazione o offerte. Ci sono valutazioni e statistiche. Due apprendisti di Pixelegg forniscono la prova della loro formazione tramite info log utilizzando fogli di tempo, che sono creati come modelli.

Inoltre, i dipendenti della Pixelegg usano EGroupware sui loro smartphone Apple e Android. “Questo funziona perfettamente”, riferisce Reinhardt. “Ma lo usiamo più per la lettura o per i voti del calendario. Per altri compiti, di solito preferiamo il desktop.”

Questo è il risultato delle diverse funzionalità di EGroupware. Reinhardt: “È come un coltellino svizzero molto spesso”. E Pixelegg ha affrontato più intensamente il problema di come mantenere la visione d’insieme. La gente di Viernheim è stata direttamente coinvolta in larga misura nello sviluppo della nuova interfaccia utente di EGroupware.

Tuttavia, Pixelegg nota nei progetti e nei corsi di formazione che l’ampiezza delle funzionalità e il loro collegamento rappresentano un ostacolo per gli utenti. “EGroupware non è semplice come Word, ma più come Photoshop”, confronta Reinhardt. “Non è autoesplicativo per gli utenti finali. Devi essere coinvolto, e improvvisamente ci sono grandi cose che rendono il lavoro molto più facile”.

Ovviamente, gli utenti finali hanno inizialmente in mente qualcosa come Outlook. “Al più tardi quando l’iPhone sincronizzerà gli appuntamenti con i documenti collegati, nessuno parlerà più di Outlook”, riferisce Reinhardt. Secondo la sua esperienza, la gestione dei documenti è particolarmente popolare tra gli utenti, soprattutto perché molti clienti Pixelegg lavorano in sedi distribuite. “Quando lavorano insieme su un documento, hanno sempre avuto un sacco di problemi a mandare le cose avanti e indietro via e-mail, o problemi di sincronizzazione. Questo è il caso di EGroupware. Ci sono alcune funzioni di botto che non possono essere superate.

Dal punto di vista degli amministratori, Reinhardt riporta tre esperienze: Primo, EGroupware è maturo e stabile. Secondo, i processi sono facili da impostare. E in terzo luogo, lo sforzo di manutenzione è basso. Per esempio, un cliente è riuscito recentemente ad aggiornare a EGroupware 17.1 su base UCS “con pochi clic”. “Non ho mai visto un amministratore così felice”.

Nonostante, Reinhardt ha anche dei desideri per l’ulteriore sviluppo di EGroupware. Come utente gli manca la possibilità di una gestione attiva del progetto o Scrum nel project manager. “È sufficiente per un puro project management. Sarebbe bello avere una lavagna su cui posso spostare le singole fasi del progetto e ottenere una rappresentazione visiva del progetto”.

In base all’esperienza dei clienti, suggerisce la possibilità di ridurre l’interfaccia utente. Potrebbe essere utile rimuovere le icone non necessarie senza eliminare la funzione nascosta dietro di esse. Questo renderebbe inizialmente più facile l’uso di EGroupware per gli utenti finali. Più tardi, le icone potrebbero essere ripristinate e le funzioni aggiuntive che erano necessarie nel frattempo potrebbero essere aperte.”

“Vorrei, vorrei, potrei”, dice Reinhardt, “Penso che EGroupware sia davvero rotondo.”

Pixelegg è da più di dieci anni l’agenzia Typo3 Pixelegg di Viernheim vicino a Mannheim.

www.pixelegg.de