EGroupware-Erfahrungen von Pixelegg

„Wie ein dickes Schweizer Taschenmesser“

Seit den Anfängen von EGroupware ist das Unternehmen Pixelegg mit dieser Lösung verbunden, zuerst als Anwender, dann auch als Mitgestalter sowie als Vertriebs- und Supportpartner. Wer eine Anwendung von so vielen Seiten kennt, hat natürlich auch Wünsche.

Bei Stefan Reinhardt steht eine Rarität im Regal: das erste Handbuch von EGroupware. Seit nun mehr als zehn Jahren verwendet die von ihm gegründete und geleitete Typo3-Agentur Pixelegg aus Viernheim bei Mannheim diese Collaboration-Lösung. Dabei hatte er damals eigentlich etwas anderes für sein Unternehmen gesucht, nämlich eine Software für Projektmanagement und Adressverwaltung – und das zu seiner Überraschung in einer Groupware gefunden. „Die Funktionalität, es war damals die Community-Version, fanden wir für die Zeit sehr gut“, erinnert sich Reinhardt. „Das war zwar ästhetisch nicht der Knaller, aber wir sind damit klargekommen.“

Inzwischen verwendet Pixelegg die Lösung unter der Enterprise-Lizenz (EPL) die „Mehr-als-Groupware“. Sie ist auf Basis der Linux-Variante Univention Corporate Server (UCS) eingerichtet; zur Benutzerverwaltung und für Authentifizierung dient LDAP. Verbunden ist sie mit einer MySQL-Datenbank und dem Apache-Webserver.

Die Pixelegg Informatik & Design GmbH hat ein doppeltes Geschäftsfeld. Zum einen ist sie eine Typo3-Agentur, die Websites für Unternehmen, kommunale Behörden und andere Organisation in der Region herstellt und betreut. Zum anderen ist sie ein Univention-Partner, der EGroupware auf UCS-Basis für solche Anwender vertreibt, einrichtet und betreut sowie entsprechende Schulungen veranstaltet.

Firmenintern verwendet Pixelegg weit mehr als die eigentlichen Groupware-Funktionen. Besonders wichtig sind der Projektmanager und das Infolog-System, mit dem sich verschiedene Informationen in EGroupware verbinden lassen. Das zieht sich beispielsweise durch ein Anwenderprojekt, von der Bewerbung, über die Durchführung bis zur laufenden Betreuung:

Pixelegg hat im EGroupware-Projektmanagement Vorlagen für Projekte unterschiedlichen Umfangs erstellt. Diese Vorlagen enthalten bereits die notwendigen Schritte, den zu erwartenden zeitlichen Aufwand und die zu erledigenden Aufgaben, die bereits bestimmten Mitarbeitern zugeordnet sind. Nach einer Feinabstimmung müssen die Mitarbeiter im Infolog nur noch abhaken, was erledigt ist. Zugleich wäre transparent, wenn es irgendwo eng wird.

Parallel entsteht durch Übernahme bestimmter Informationen ein Projekttagebuch, in dem der Kunde nachschauen kann, wie weit sein Auftrag gediehen ist. Dieses Projekttagebuch ist eigentlich eine CRM-Funktionalität, die mehr umfasst als eine Kontaktdaten-Verwaltung. Vielmehr listet sie auf, was Pixelegg für einen Kunden gemacht hat. „Wenn wir im Projekt etwas erledigen oder ändern, schreiben wir das in das für den Kunden offene Tagebuch hinein“, erklärt Reinhardt. „So ist der Kunde immer auf dem Laufenden. Das ist cool.“

Auch in anderen Funktionalitäten hat Pixelegg EGroupware den eigenen Anforderungen genauer angepasst. So lassen sich E-Mails mit Templates für verschiedene Dokumentenvorlagen verbinden, beispielsweise für Anschreiben oder Angebote. Es gibt Auswertungen und Statistiken. Zwei Auszubildende bei Pixelegg erbringen ihren Ausbildungsnachweis per Infolog über Stundenzettel, die als Template angelegt sind.

Außerdem verwenden die Pixelegg-Mitarbeiter EGroupware auf ihren Apple- und Android-Smartphones. „Das funktioniert einwandfrei“, berichtet Reinhardt. „Wir verwenden es aber eher zum Lesen oder für Kalenderabstimmungen. Für andere Aufgaben ziehen wir in der Regel den Desktop vor.“

Dies ist Ergebnis der vielfältigen Funktionalität von EGroupware. Reinhardt: „Das ist wie ein ganz dickes Schweizer Taschenmesser.“ Und mit dem Problem, wie man da noch den Überblick behält, hat sich Pixelegg intensiver beschäftigt. Die Viernheimer waren zu weiten Teilen an der Entwicklung der neuen Benutzeroberfläche von EGroupware unmittelbar beteiligt.

Gleichwohl bemerkt Pixelegg in Projekten und Schulungen, dass die Breite der Funktionalitäten und ihre Verknüpfung für Anwender eine Hürde darstellen. „EGroupware ist nicht so einfach wie Word, sondern eher wie Photoshop“, vergleicht es Reinhardt. „Es ist für Enduser nicht selbsterklärend. Man muss sich darauf einlassen, und plötzlich gehen tolle Dinge, die den Job sehr erleichtern.“

Natürlich schwebt den Endanwendern zunächst so etwas wie Outlook vor. „Spätestens wenn ihr iPhone beim Synchronisieren von Terminen auch die mit ihnen verknüpften Dokumente mitnimmt, redet keiner mehr von Outlook“, berichtet Reinhardt. Bei den Anwendern kommt nach seinen Erfahrungen die Dokumentenverwaltung besonders gut an, zumal viele Pixelegg-Kunden an verteilten Standorten arbeiten. „Wenn sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten, hatten sie früher großen Aufwand, die Dinge per E-Mail hin und her zu schicken, oder Synchronisierungsprobleme. Damit ist bei EGroupware Schluss. Da sind ein paar Knallerfunktionen drin, die nicht zu toppen sind.“

Aus Sicht von Administratoren berichtet Reinhardt von drei Erfahrungen: EGroupware ist erstens ausgereift und läuft stabil. Zweitens lassen sich Prozesse einfach einrichten. Und drittens ist der Pflegeaufwand gering. So habe kürzlich ein Kunde „mit ein paar Klicks“ das Upgrade auf EGroupware 17.1 auf UCS-Basis geschafft. „Ich habe noch nie so einen glücklichen Admin gesehen.“

Gleichwohl hat auch Reinhardt Wünsche an die weitere Entwicklung von EGroupware. Als Anwender vermisst er im Projektmanager die Möglichkeit zu aktivem Projektmanagement oder Scrum. „Für eine reine Projektverwaltung reicht es. Toll wäre zusätzlich ein Board, auf dem ich die einzelnen Projektschritte verschieben kann und eine visuelle Darstellung des Projekts bekomme.“

Aus den Erfahrungen bei Kunden schlägt er die Option vor, die Benutzeroberfläche zu reduzieren. Es könnte zielführend sein, nicht benötigte Icons wegzuschalten, ohne die dahinter verborgene Funktion zu löschen. Das würde den Endanwendern anfangs die Benutzung von EGroupware vereinfachen. Später ließen sich Icons wieder herstellen und inzwischen zusätzlich benötigte Funktionen erschließen.

„Hätte, möchte, könnte“, meint Reinhardt, „ich finde EGroupware ist wirklich rund.“