Groupware – Das Online Teamwork Tool

  • Collaborative Editing

    EGroupware erlaubt es zukünftig, mit mehreren Benutzern an verschiedenen Computern simultan den selben Text zu bearbeiten. Werden Sie Teil der Anwender-Testgruppe!

  • Online Kalender

    Der Kalender übernimmt Gruppenplanung oder Ressourcenverwaltung. Das perfekte Modul für das Zeitmanagement im Unternehmen. Groupware kostenlos testen!

  • Kundenmanagement

    Verwalten Sie Kundendaten übersichtlicher, nutzen Sie verschiedene Adressbücher oder filtern Sie nach Kontakttypen – EGroupwares Customer Relationship Management!

  • EGroupware Mobil

    Nutzen Sie EGroupware wo auch immer Sie sind! Mit dem mobilen Template für Smartphones und Synchronisation sind sie unabhängig und können jederzeit auf Ihre Daten zugreifen.

Perfekte Zusammenarbeit Online

EGroupware bietet einen Online Kalender für die Organisation von Events und Ressourcen, das Kontaktmanagement mit CRM, eine Aufgaben-Verwaltung, sowie einen Online Fileserver, der durch Projektmanagement und Ticketsystem abgerundet wird.

Die Groupware vernetzt alle Informationen auf einer online Unternehmensplattform. Die Lösung läuft unabhängig von Betriebssystemen auf jedem Desktop-Browser und in der mobilen Version auch auf Smartphones und Tablets.

EGroupware ist Open-Source Software für internationale Konzerne, mittelständische Unternehmen, Bildungs- oder Forschungseinrichtungen. Testen Sie das Online Teamwork Tool jetzt 30 Tage kostenlos!

Groupware System kostenlos testen! Online den Server nutzen

Jetzt mit EGroupware starten

EGroupware ist erhältlich als Cloudlösung in unserem Rechenzentrum
oder als Installationspaket für Linux-Umgebungen im lokalen Netzwerk.

Weitere Informationen zu Installationsvarianten wie zum Beispiel auf Basis
Univention Corporate Server finden Sie unter „Support – Technische Informationen“.

Mobile template

Teamwork ortsunabhängig optimieren

Version für Mobilgeräte

EGroupware nutzen, wo auch immer Sie sind

Teams, die mit EGroupware arbeiten, können jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben,
egal wo sie gerade sind. Übersichtlichkeit und einfaches Handling sind dabei unerlässlich.

Die mobile Version der Collaboration Software mit Smartphone-Optimierung ermöglicht mit
ihrer kompakten Darstellung unterwegs Zugang zu Ihren Daten – ganz ohne Synchronisation.

Der beste Online-Kalender

Professionelle Planung für Ihr Team

Komplett neuer Kalender

Zeitmanagement leicht gemacht

Gute Collaboration Software unterstützt Ihr Team bei der Zeitplanung.
Wir machen EGroupware jeden Tag ein bisschen effizienter, schneller und übersichtlicher.
Der Kalender, als sehr häufig genutzte Anwendung, wurde für Version 16.1 komplett überarbeitet.

Der Kalender bietet jetzt noch bessere Funktionalität und Bedienbarkeit, z.B. über Drag-and-Drop,
das neue Kontextmenü und ein leichteres Design. Testen Sie ihn z.B. als Gruppenplaner oder zur Ressourcenverwaltung!

Optimiertes Design

Konsequentes Layout – einfache Nutzung

Look-and-Feel

Wir arbeiten täglich daran, EGroupware als Teamwork Tool noch besser bedienbar zu machen
und übersichtlich zu gestalten. Das leichte und konsequente Design der Groupware macht Spass
und vereinfacht die Orientierung.


Was ist Groupware allgemein?

Gruppen-Software (kollaborative Software) ist Software, die die Zusammenarbeit in einer Gruppe über räumliche oder zeitliche Distanzen hinweg unterstützt. Arbeitet ein Team z.B. an verschiedenen Orten gemeinsam an einem Projekt, lässt sich die Zusammenarbeit durch eine solche Software Lösung wesentlich einfacher koordinieren.


Eine solche Software bezeichnet allgemein ein „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet“ (Ellis et al. 1991, übersetzt).

 

Open Source Kollaboration Software hilft Unternehmen dabei, Geschäftsprozesse abzubilden, Kontakte zu verwalten oder regelt die Kommunikation. Mit einer effektiven Groupware kann ein Team so wesentlich produktiver arbeiten. Zudem ermöglicht eine Gruppen-Software es den Mitarbeitern, ortsunabhängig zu sein, da sie alle Daten online verwaltet.

 

Die Software stellt den Nutzern Adressen und Kontakte, gemeinsame Folder, E-Mails, Notizen und Kalender zur Verfügung. Wir zeichnen uns dabei im Vergleich zu anderen solcher Tools durch hohe Anpassbarkeit aus. Durch viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten nutzen Anwender die Software genauso, wie es ihrer Organisation am besten entspricht.

Systemeigenschaften einer kollaborativen Software

Ziel ist die Unterstützung bei Gruppen- und Geschäftsprozessen wie zum Beispiel dem Verwalten von gemeinsamen Kontakten oder Terminen, Aufgaben- oder Projektmanagement und dem Teilen von Dateien.

Die Klassifikation der Groupware Open Source erfolgt nach verschiedenen Faktoren:

– 3-K-Modell, das sich wiederum unterteilt in:

– das Ausmaß der Kommunikation

– das Ausmaß der Kooperation

– das Ausmaß der Ressourcen-Koordination

– Ort: Hier wird unterschieden nach lokaler oder räumlich getrennter Zusammenarbeit.

– Zeit: synchron oder asynchron bzw. zeitversetzt

– Steuerung der Kommunikation: explizit – ausgelöst vom Teilnehmer (z.B Postkontakt, E-Mail) oder implizit (zum Beispiel eingehendes Telefongespräch)

– Struktur: strukturiert (Ablaufplan), unstrukturiert (Brainstorming)

– Größe: größere Gruppe (Vorlesung), kleinere Gruppe (Seminar)

Kommunikativer Austausch in Teams: Die drei Formen des kommunikativen Austauschs untereinander sind die konversationelle Interaktion, die transaktionale Interaktion und die kollaborative Interaktion. Letztere gilt als die Hauptfunktion der Teilnehmerbeziehung bezüglich einer Zusammenarbeitseinheit.

Zentrale Aspekte dabei sind:

– Awareness: Information und Kontrolle über die Zusammensetzung von Gruppen, die Mitarbeit und Teilnahme an Arbeitsprozessen.

– WYSIWIS: What you see is what i see: gleicher Informationsgehalt durch Zentrale Datenhaltung auf dem Server.

– Informationsarchitektur: Wie werden Informationen strukturiert und wer hat wozu Zugang (Rechtesteurung).

– Synchronisation und Konsistenzerhaltung: durch Online Zugriff oder Synchronisation besteht immer zugriff auf den aktuellen Datenbestand und Datenzustand.

– Floor-Control: Verwaltung von Systemressourcen

– Session-Control: Verwaltung von Benutzern und Gruppen zur Steuerung von Zugangskontrolle und Gruppenprozessen.

Groupware und Workflow-Management-Systeme haben Vor- und Nachteile: Diese Software unterstützt projektorientierte, fallweise und weniger strukturierte Teamarbeit. Ein Workflow-Management hingegen unterstützt prozessorientierte bzw. gut strukturierte Geschäftsvorgänge. Wir können beides vereinen, denn unsere Software ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Daten und Dokumenten ebenso wie strukturierte Arbeitsvorgänge über Pflichtfelder, Formulare und ein explizites Workflow Modul. Dabei kann der Kunde flexibel entscheiden welche Vorgänge strukturiert per Workflow ablaufen sollen und welche Vorgänge mehr Freiheitsgrade benötigen. EGroupware nutzt eine zentrale Architektur mit diversen Clients (browserbasiert auf allen Plattformen vorhanden oder per Synchronisation) und einem zentralen Server (Linuxbasiert). Andere Anbieter einer solchen Software nutzen möglicherweise stattdessen Peer-to-Peer-Architektur (Teilnehmer sind über ein Netzwerk aus Servern verbunden, dezentrale Verwaltungsinstanz) oder eine hybride Architektur (Peer-to-Peer mit zusätzlichem zentralen Server zur Protokollierung)

Vorteile von einem Groupware System

Das System oder die kollaborative Software ist eine Anwendungssoftware, die Menschen an verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Endgeräten an einer gemeinsamen Aufgabe mitarbeiten lässt. Die Verwendung einer kollaborativen Software in einem virtuellen Arbeitsraum wird zur kollaborativen Arbeitsumgebung (Collaborative Work Environment – CWE). Kooperative Arbeitssysteme entstehen. Die Ebenen der Zusammenarbeit erstrecken sich dabei auf:

1. Die Kommunikation

2. Das Conferencing

3. Die Koordination

Kollaborative Management Tools erleichtern und verwalten die Gruppenaktivitäten. Sie bieten eine Plattform für Unternehmen, die Austausch und Kommunikation der Mitarbeiter unterstützt. Zum Einsatz können z.B. kommen:

Elektronische Kalender (Zeit – Management – Software) für Terminplanung

Projektmanagement – Systeme

Wissensmanagement – Systeme

E-Mail Client

Adressbuch mit CRM (Customer Relationship Management)

Ressourcenverwaltung

Ticketsystem

Aufgabenverwaltung bzw. InfoLog

Projektmanagement

Wiki Wissensmanagement

Dokumentenmanagement bzw. Filemanager

Stundenzettel

Workflow Anwendung

Ein Groupware Server koordiniert den beruflichen Alltag

Was ist überhaupt ein Server und speziell ein kollaborativer Server? Aus dem Englischen abgeleitet bedeutet Server eigentlich Diener oder Bediensteter, also ein Dienst. Es handelt sich hier um einen Computer oder ein Computerprogramm, welches Daten, Dienstprogramme oder verschiedene Ressourcen zur Verfügung stellt. Andere Computer können hierauf über ein Netzwerk zugreifen. Der Server verfügt meist über ein Client-Server-Modell, das mit dem Nutzer als Client kommuniziert. Der Client nutzt die zur Verfügung gestellten Dienstprogramme, Netzwerkdienste, Dateisysteme oder Datenbanken. Im Bereich Hardware stellt ein Server als Host Ressourcen zur Verfügung. Auf dem Server können mehrere Systeme laufen, die voneinander unabhängig sind.

Der Begriff „Server“ steht also für zweierlei Bezeichnungen: Für Software oder für Hardware. Die Bezeichnung Server im Bereich Hardware findet man auch unter den Begriffen „Serverfarm“, „Server-Rack“ oder „Bladeserver“. Auf dem Host ist im einfachsten Fall eine Server-Software installiert. Im virtuellen Sinne bleiben die Software-Server dem Benutzer verborgen, ebenso auf welchen Host sie zugreifen. Sie agieren als virtuelle Hosts oder virtuelle Server. Ein dedizierter Server ist meistens ein eigenständiges Gerät oder eine eigenständige Baugruppe, die für einen Netzwerkdienst bereitgestellt und vermietet wird, etwa einen Webserver. Ein Shared-Server wird mit mehreren Klientelen geteilt, um günstige Tarife für einzelne Kunden zu realisieren. Es findet dann eine sogenannte Load-Balancing statt, um Belastungsspitzen auszugleichen. Ein Server, der für eine kollaborative Zusammenarbeit vorgesehen ist, ist ein Server der oben genannten Bauart mit einer Gruppen Software. Dabei entwickeln sich die Trends marktführender Systeme immer weiter:

– Bei der Outlook-Unterstützung

– Bei den Web-GUIs, womit die Groupware Server Funktionen systemübergreifend genutzt werden

– Mobile Endgeräte wie Smartphones werden immer mehr unterstützt

– Der zunehmende Trend zu Komplettsystemen wird unterstützt und weiterentwickelt, wie zentrale Mail-Archivierung, Backup / Restore oder integrierte Spam- und Virenabwehr

– Die zunehmende Bedeutung von Systemen für ERP (Enterprise-Resource-Planning), CRM (Customer Relationsship Management) und CMS (Content Management)

Softwarevergleich – einfach testen und mehr erfahren

Um die verschiedenen Softwarefunktionen der kollaborativen Software zu vergleichen, können Unterschiede am besten im Funktionsumfang der verschiedenen Anwendungen oder Apps ausgemacht werden. Für Interessenten ist zudem oft die Vernetzung dieser Module untereinander ein wichtiger Faktor, weil diese die Teamarbeit entscheidend beeinflusst.

Wenn es um die verbesserte Zusammenarbeit geht, erleichtern folgende Tools die Kommunikation:

Kalender

E-Mail Client

Adressbuch

Ressourcenverwaltung

Ticketsystem

Aufgabenverwaltung bzw. InfoLog

Benachrichtigungssystem für alle Änderungen

Projektmanagement

Workflow Management

Wiki Wissensmanagement

Dokumentenmanagement bzw. Filemanager

Stundenzettel

In unserer Software Lösung sind alle diese Module optimal miteinander vernetzt. Anwender können über eine kostenlose Testversion diverse Tools direkt ausprobieren und vergleichen.

Groupware kostenlos testen auf unserer Webseite

Kollaborative Software existiert auch kostenlos als sogenannte Opensource – Anwendung. Open Source bedeutet offene Quelle, der programmierte Quellcode ist also für jedermann zugänglich. Man kann die Software frei downloaden, vervielfältigen, verändern und verwenden. OpenSource Software bietet kostenlose Lizenzen und unbegrenzte Möglichkeiten, den Quellcode nach individuellem Bedarf weiterzuentwickeln. An der Entwicklung einer solchen Software kann sich eine beliebige Anzahl von Personen beteiligen. Jeder profitiert von der Arbeit des anderen. Für eine Firma ist es durchaus lohnenswert, statt teure Software einzukaufen, sich an einem Open-Source-Projekt zu beteiligen. Der Nutzer einer solchen Software ist meist unabhängiger. Die Nutzung der Software ist an keine Bedingung geknüpft, wie das bei proprietärer Software üblich ist.

Groupware online und der klassische Kalender kann in die Schublade

Kollaborative Software online bietet eine webbasierte Plattform, die auf einem zentralen Server liegt und auf die der Anwender über eine Benutzeroberfläche zugreifen kann. Der User muss nichts auf dem eigenen Rechner installieren, sondern greift über einen Browser (wie Firefox oder Chrome) seines lokalen Systems über ein Client-Server-Modell auf die entsprechende Plattform zu. Ideal ist es, wenn die Benutzeroberfläche mit allen Browsern kompatibel ist. Ein Vorteil von Webanwendungen ist zudem ihre System-Unabhängigkeit. Änderungen in den Strukturen erfolgen zentral auf der Plattform. Ein Eintrag im online Kalender ist somit von überall aus möglich und kann allen Mitarbeitern jederzeit angezeigt werden. Dies geschieht unabhängig vom Betriebssystem der einzelnen Anwender. Die Terminplanung für Unternehmen wird somit erheblich vereinfacht.

Was bieten wir dem Nutzer?

EGroupware 16.1 Business und Technik Kompetenz

Die mobile Version ermöglicht sowohl den Datenzugriff als auch das Einsehen oder Bearbeiten von Kontakten und Terminen per Smartphone oder Tablet. Technische Details und flexibel anpassbare Lösungen, sowohl für Kleinunternehmen als auch für Konzerne, Forschungseinrichtungen oder Hochschulen, sorgen für eine hoch spezifizierte Businesskompetenz. Server und Betriebssysteme arbeiten auf den Plattformen von OpenSUSE, Debian, Fedora, CentOS, RHEL, SLE oder Ubuntu. Wenn unsere Software auf einem eigenen Server installiert werden soll, unterscheidet man bei den notwendigen Ressourcen entsprechend der Anzahl der Benutzer, die Zugriff auf das System haben sollen. Generell empfehlen wir die Installation über die zur Verfügung gestellten Installationspakete. Die Empfehlung für den Server für einen Kleinunternehmer beinhaltet 8 GB Speicher und 50 GB Festplattenspeicher für die 1-2 GB große Datenbank sowie das Dateisystem zur Verfügung zu stellen. Empfohlen wird das Linux 64 Bit System mit PHP 6 oder PHP 7.5 aus den oben genannten Systemen.Als aktuelle Webbrowser werden Firefox, Safari, Chrome oder IE eingesetzt. Eine Client-Installation ist hierbei nicht erforderlich. Für Großunternehmen sollten die Systemkomponenten auf mehrere Server verteilt werden: Datenbankserver, Mailserver, Webserver, LDAP-Server usw. Der Großunternehmer kann nach Bedarf Dateisysteme und Datenbankgröße wählen. Eine Hochleistungsinstallation sorgt für eine große Anzahl gleichzeitiger Anmeldungen und ist verteilt auf Webserver, Mailserver, Datenbankserver, LDAP-Server usw. Als Webserver wird neben Apache größtenteils nginx eingesetzt. Statt MySQL kommt die MariaDB zum Einsatz. Für die Vollversion EPL steht ein Spezial-Installationspaket zur Verfügung. EGroupware bietet zwei Versionen an, zum einen die Vollversion (EPL) und zum anderen die Community Version (CE).

Neue Version für Mobilgeräte

Allen Benutzern steht ohne Installation die mobile Ansicht zur Verfügung. Hierbei sind mehr Informationen nutzbar. als bei einer Synchronisation. Auf wenig Raum werden Inhalte übersichtlich dargestellt. Die mobile Version unterstützt „Wischgesten“ für eine leichte Bedienbarkeit per Smartphone oder Tablet. Der Rechtsklick aus der Desktop-Version wurde durch den Button für das Kontextmenü ersetzt. Mit dem Plus-Button können neue Einträge schnell hinzugefügt werden. Der Klick auf den Stern-Button zeigt die Favoriten an.

Ein komplett neuer Kalender

Mit dem Online Kalender der Groupware zeigen Nutzer die Termine von Kollegen oder Teams übersichtlich an. Zwischen Tages-, Wochen- oder Monatsansicht mit oder ohne Wochenende wechselt der Anwender über die Toolbar im Kopfbereich. Per Drag and Drop können Terminverschiebungen oder Einladungen wesentlich schneller und bequemer realisiert werden.

Neues leichtes Look-and-feel

Die Benutzeroberfläche stellt sich ab Version 16.1 leichter und klarer dar. Es besteht zudem für kleinere Monitore die Möglichkeit, das Seitenmenü auszuschalten. Wobei sich EGroupware einmal festgelegte Präferenzen merkt und so die Einstellungen viel einfacher gestaltet.

Kollaboratives Editieren

Ob über PC, Tablet oder Smartphone – Teams können mit der Software bald an unterschiedlichsten Orten Dokumente zusammen bearbeiten und Aufgaben lösen. Sind To-do-Listen oder Kundeninformationen gemeinsam zu bearbeiten, wird die Software zukünftig auch die Bearbeitung von Textes in Echtzeit ermöglichen. All das ist ohne Screensharing oder zeitaufwendiges Mailing mittels kollaborativer Zusammenarbeit möglich.

Informations- und Kundenmanagement

Alle wichtigen Informationen und Abläufe werden beim Customer Relationship Management übersichtlich dargestellt. Das Echtzeit-Message-System schafft Transparenz und überwacht die Geschäftsprozesse von

– Termineinträgen

– Support- und Service-Tickets

– Änderungen, Hinzufügen oder Löschen von Dokumenten oder Informationen

– Aufgaben, die verteilt oder delegiert werden sollen

Online-Kalender

Teamkalender, Gruppenplaner oder der Versand von Einladungen zu Terminen unterstützen das Team bei der Zeitplanung. Jeder Mitarbeiter kann sich seinen eigenen Terminplaner anlegen und ihn verwalten. Zusätzlich können Gruppenkalender erstellt werden. In verschiedenen Ansichten können Kollegen z.B. ihre Kalender zusammen anzeigen lassen oder Projektpartner zu Terminen einladen.

Dokumenten-Management und Online File-Server

EGroupware verwaltet alle Businessdokumente mit dem integrierten File-Manager, wobei jeder Nutzer Zugriff auf den aktuellen Datenbestand hat. Das System informiert die User auf Wunsch über alle Datenänderungen die vorgenommen wurden, entweder per Pop-up oder per E-Mail. Externe Mitarbeiter, Dienstleister oder Kunden werden somit aktiv in den Workflow eingebunden. Versionierungen und Back-ups können automatisch im Hintergrund erfolgen, so dass jederzeit auf eine Vorversion zurückgegriffen werden kann.

Die mobile Version

Mittels mobiler Templates für Tablet und Smartphone und mit Synchronisation, kann jederzeit unabhängig vom Standort des Nutzers auf Daten zugriffen werden. EGroupware optimiert mit PDAs, Notebooks, Smartphones oder Desktop-Rechnern in Echtzeit den Datenaustausch.

Service Management

Zum Service Management gehören das Ticketsystem, ein lückenloses Reporting und ein automatisiertes Workflow-Management.

Applikationen

EGroupware bietet Wissensmanagement und Informationsverteilung auf höchstem Niveau. Das wird mit einer Vielzahl vernetzter und anpassbarer Module erreicht. Zu den Hauptapplikationen gehören das Adressbuch mit CRM, der Kalender, E-Mail und InfoLog als Aufgabenmanagement sowie der Dateimanager. Spezialapplikationen sind der Projektmanager, Stundenzettel, Ressourcen-Verwaltung, Lesezeichen und das Verfolgungssystem.

Welche allgemeinen Features bietet die Groupware den Anwendern?

Die Vorteile können in drei Hauptgruppen aufgeteilt werden.

1. Bedienbarkeit / Usability:

– Drag und Drop zwischen den Modulen

– Rechtsklick Kontextmenüs

– Baumansichten mit Kontextmenüs

– Dynamisches Scrollen (Paginierung)

– Flexibles Spaltenmanagement

– Favoriten: Filter und Sortierungen

– Präferenzen

– Kategorien

– Benutzerdefinierte Felder für Geschäftsprozesse und Workflows

– Angepasste Eingabemasken

– Linking

– Zeitzonen, Länder, Sprachen

– Globale anwendungsübergreifende Suchfunktionen

2. Administration, Sicherheit und Datenschutz:

– Benutzer- und Gruppenmanagement

– Hoch entwickeltes Zugriffssystem mit Rechte-Recherche

– Flexibles Passwort Management

– Datenhistorie und Lösch-Airbags

– Datei-Versionierung

– ActiveDirectory Integration

3. Datenaustausch und Synchronisation:

– Datensynchronisation für alle mobile Endgeräte

– ActiveSync Provisionierung

– Umfangreiche Export- und Importfunktionen mittels Widgets oder Wizards

– Individuelle Gestaltung von Vorlagen und Formularen

EGroupware wird von Kunden in diversen Referenzen positiv hervorgehoben. Der schnelle und professionelle Support, die gute Beratung bei der Umsetzung und Parametrierung, die professionelle und schnelle Lösung für kostenpflichtige Anpassungen, die Offenheit für diverse Verbesserungsvorschläge oder die direkte Hilfe über Desktop-Sharing werden besonders lobend erwähnt. Der Kunde ist mit der Umsetzung seiner Business- oder Community-Lösung nicht sich selbst überlassen, sondern kann sich jederzeit auf die professionelle Unterstützung des Software-Teams verlassen.